Outsourcing de impressão: o que é e como funciona nas empresas

No cenário corporativo atual, a eficiência operacional não é apenas um diferencial, mas uma necessidade de sobrevivência. Gestores e diretores buscam constantemente maneiras de reduzir custos fixos sem comprometer a qualidade das entregas. É nesse contexto que o outsourcing de impressão ganha protagonismo como uma solução estratégica inteligente.

A gestão de documentos e o parque de impressoras de uma empresa, quando administrados internamente sem a devida expertise, podem se tornar “ralos” silenciosos de recursos financeiros e tempo da equipe de TI. Equipamentos obsoletos, compra descontrolada de insumos e paradas técnicas inesperadas são problemas comuns que desviam o foco do core business da organização.

Neste artigo, vamos explorar profundamente o conceito de outsourcing de impressão, desmistificar seu funcionamento e apresentar como essa modalidade de serviço pode transformar a infraestrutura tecnológica da sua empresa, gerando economia e previsibilidade.

Boa leitura!

O que é Outsourcing de Impressão?

O termo “outsourcing” vem do inglês e significa terceirização. Portanto, em uma definição direta, o outsourcing de impressão é a terceirização de todo o processo de impressão e cópia de uma organização. No entanto, reduzir esse conceito apenas ao aluguel de máquinas é um erro comum.

Trata-se, na verdade, de uma gestão completa do fluxo documental. Também conhecido no mercado como MPS (Managed Print Services ou Serviços Gerenciados de Impressão), esse serviço engloba o fornecimento de equipamentos de alta tecnologia, manutenção proativa, reposição automática de insumos (toners, cartuchos, cilindros), suporte técnico especializado e, fundamentalmente, softwares de gestão e controle.

Ao contratar um projeto de outsourcing, a empresa deixa de comprar impressoras (o que seria um investimento em ativo imobilizado ou CAPEX) e passa a contratar o serviço de impressão como uma despesa operacional (OPEX). A responsabilidade pela disponibilidade e qualidade da impressão passa a ser integralmente do fornecedor parceiro, como a Neolaser.

Como funciona o Outsourcing de Impressão na prática?

Para compreender a eficácia dessa solução, é essencial entender o fluxo de implementação e operação. O outsourcing não é um “pacote fechado” ou uma solução de prateleira; ele funciona de forma consultiva e personalizada. O processo geralmente ocorre em quatro etapas fundamentais:

1. Diagnóstico e Auditoria (Assessment)

O primeiro passo é entender o cenário atual da empresa. Especialistas realizam um levantamento detalhado de todo o parque de impressão existente. Analisa-se o volume de páginas impressas por departamento, os custos atuais com insumos e manutenção, o consumo de energia e os gargalos de produtividade. Muitas empresas se surpreendem nesta etapa ao descobrir o custo real de cada página impressa internamente.

2. Projeto e Dimensionamento

Com base nos dados coletados, é desenhado um projeto personalizado. O objetivo é definir quais equipamentos são ideais para cada setor. Por exemplo, o departamento de marketing pode precisar de uma impressora laser colorida de alta resolução, enquanto o financeiro necessita de uma multifuncional monocromática veloz para grandes volumes de notas fiscais. O projeto visa a otimização: muitas vezes, é possível reduzir a quantidade de máquinas instaladas, trocando várias impressoras pequenas e ineficientes por poucas multifuncionais robustas e centralizadas.

3. Implementação e Treinamento

Aprovado o projeto, a empresa de outsourcing realiza a instalação dos novos equipamentos e softwares de gerenciamento. É fundamental que haja um treinamento com os colaboradores para que saibam utilizar os recursos das novas máquinas de forma eficiente, evitando desperdícios e garantindo a adoção das novas tecnologias.

4. Gestão, Manutenção e Suporte Contínuo

Após a instalação, o serviço entra em regime de operação. Os softwares monitoram os níveis de toner e o estado das peças remotamente. Antes que o insumo acabe ou que uma peça apresente defeito crítico, o fornecedor é notificado e providencia a reposição ou reparo. O cliente recebe relatórios periódicos de uso, permitindo ajustes constantes na estratégia.

Principais benefícios do Outsourcing de Impressão

A migração de um parque de impressão próprio para o modelo terceirizado traz vantagens competitivas tangíveis. Abaixo, detalhamos os principais benefícios observados pelas empresas que adotam o outsourcing de impressão.

Redução drástica de custos

Este é, sem dúvida, o principal atrativo. A economia pode chegar a 30% ou 40% dos custos totais de impressão. Isso ocorre porque:

• Elimina-se o custo de aquisição de equipamentos (que depreciam rapidamente).
• Acaba-se com o estoque de cartuchos e toners (evitando dinheiro parado e perdas por validade).
• Reduz-se o consumo de energia com máquinas mais modernas e eficientes.
• Evita-se gastos imprevisíveis com peças de reposição caras.

Foco no Core Business

Sua equipe de TI não foi contratada para consertar impressoras ou configurar drivers. Ao terceirizar a impressão, você libera seus profissionais de tecnologia para focar em inovação, segurança de dados e melhorias nos processos vitais da empresa. A “dor de cabeça” operacional passa a ser do fornecedor.

Atualização Tecnológica Constante

A tecnologia de impressão evolui rapidamente. Ter equipamentos próprios significa que, em poucos anos, eles estarão obsoletos, lentos e incompatíveis com novos sistemas operacionais. No contrato de outsourcing, a atualização do parque é prevista, garantindo que sua empresa tenha sempre acesso a equipamentos de ponta, com maior velocidade e melhor conectividade (como impressão via nuvem e dispositivos móveis).

Controle e Gestão (Bilhetagem)

O que não é medido, não é gerenciado. Com o outsourcing, implementa-se o sistema de bilhetagem de impressão. É possível saber exatamente quem imprimiu, o que foi impresso, quando e em qual máquina. Isso permite criar políticas de controle, como:

• Restringir impressão colorida apenas para setores específicos.
• Definir cotas de impressão por usuário ou centro de custo.
• Forçar a impressão frente e verso (duplex) para economizar papel. Isso gera uma mudança cultural na empresa, inibindo o uso pessoal e desperdícios.

Segurança da Informação

Em tempos de LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), a segurança documental é crítica. As multifuncionais modernas fornecidas no outsourcing possuem recursos avançados de segurança, como a Liberação Segura. O documento é enviado para a impressora, mas só é impresso quando o usuário se autentica no equipamento (via crachá, senha ou biometria). Isso impede que documentos confidenciais fiquem esquecidos na bandeja de saída, expostos a qualquer pessoa que passe pelo local.

Sustentabilidade Ambiental

Empresas comprometidas com ESG (Environmental, Social and Governance) encontram no outsourcing um aliado. A redução do consumo de papel, o uso de equipamentos com selos de eficiência energética e, principalmente, a destinação correta dos resíduos (toners vazios e peças eletrônicas) feita pelo fornecedor, contribuem para uma operação mais verde e sustentável.

Diferença entre Aluguel de Impressoras e Outsourcing

É muito comum a confusão entre esses dois termos, mas a distinção é crucial para a tomada de decisão.

O aluguel de impressoras simples é focado apenas no hardware. Você paga uma mensalidade para ter a máquina na sua empresa. Se o toner acabar, muitas vezes você precisa comprar. Se a máquina quebrar, o SLA (Acordo de Nível de Serviço) pode não ser tão ágil, e não há inteligência de dados envolvida.

O outsourcing de impressão, por sua vez, é focado no serviço e na inteligência. O hardware é apenas um meio. O valor está na gestão proativa, na reposição automática de suprimentos antes que eles acabem, na consultoria para redução de volume impresso e na garantia de disponibilidade. Enquanto o aluguel entrega uma máquina, o outsourcing entrega uma solução de fluxo de trabalho.

Quando sua empresa deve contratar o Outsourcing de Impressão?

Se você ainda está em dúvida se este é o momento ideal para sua organização, observe se a sua empresa apresenta algum dos sinais abaixo:

1. Custos desconhecidos ou flutuantes: Você não sabe exatamente quanto gasta por mês com impressão ou os valores variam muito, prejudicando o fluxo de caixa.
2. Parque heterogêneo: Sua empresa possui diversas marcas e modelos de impressoras, o que obriga a compra de diferentes tipos de cartuchos e dificulta a manutenção.
3. TI sobrecarregada: O departamento de TI gasta muitas horas semanais resolvendo problemas de impressoras travadas ou configurando redes de impressão.
4. Processos lentos: A impressão é lenta, gerando filas nas máquinas e atrasando processos administrativos ou logísticos.
5. Falta de segurança: Documentos sensíveis são impressos sem controle e há vazamento de informações internas.
6. Desperdício visível: Lixeiras cheias de papel impresso errado ou esquecido, e estoque de toners cheios de itens que não servem mais para as máquinas atuais.

Se a sua empresa se identifica com um ou mais desses pontos, a implementação do outsourcing é, sem dúvida, o próximo passo lógico para a maturidade da sua gestão administrativa.

Como escolher o parceiro ideal de Outsourcing

O sucesso do projeto depende diretamente da qualidade do parceiro escolhido. O mercado oferece diversas opções, mas é preciso critério. Ao avaliar uma empresa de outsourcing de impressão, considere:

• Experiência e Reputação: Verifique o tempo de mercado e os cases de sucesso da empresa.
• Qualidade do Suporte Técnico: O SLA de atendimento é rápido? Eles possuem técnicos capacitados e peças em estoque? A agilidade na resolução de problemas é vital para que sua operação não pare.
• Tecnologia Oferecida: O fornecedor trabalha com marcas reconhecidas mundialmente e equipamentos novos?
• Flexibilidade Contratual: A empresa consegue adaptar o projeto às mudanças de cenário do seu negócio (aumento ou diminuição da demanda)?
• Capacidade de Consultoria: O fornecedor está interessado apenas em alugar máquinas ou em ajudar sua empresa a reduzir o volume de impressão e digitalização dos processos?

A Importância da Digitalização

Um bom parceiro de outsourcing não foca apenas no papel. A tendência mundial é a transformação digital. As multifuncionais atuais funcionam como “hubs” de entrada de documentos para o mundo digital. Através de softwares de captura, é possível digitalizar um documento, reconhecer seus caracteres (OCR) e enviá-lo automaticamente para uma pasta na rede, nuvem ou sistema ERP, tudo isso integrado ao serviço de outsourcing.

Outsourcing de Impressão – Diferencial Competitivo

O outsourcing de impressão consolidou-se como uma das ferramentas mais eficazes para a racionalização de processos administrativos. Mais do que uma simples locação de equipamentos, ele representa uma mudança de cultura organizacional, priorizando a eficiência, a segurança da informação e a previsibilidade orçamentária.

Ao transferir a responsabilidade dessa gestão complexa para especialistas, a sua empresa ganha em qualidade técnica e libera capital intelectual e financeiro para investir no que realmente importa: o crescimento do seu negócio.

Em um mercado competitivo, eliminar ineficiências não é opcional. Adotar o outsourcing de impressão é dar um passo firme em direção a uma empresa mais moderna, enxuta e preparada para o futuro.

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