Impressão corporativa: Como melhorar produtividade no escritório?

A impressão corporativa pode ter um impacto maior na produtividade do escritório do que muitas empresas percebem. Quando equipamentos apresentam falhas, faltam suprimentos ou cada setor utiliza uma impressora sem controle, tarefas simples consomem tempo da equipe e prejudicam o fluxo de trabalho. 

Com uma estrutura adequada, é possível reduzir interrupções, organizar os recursos e dar mais agilidade às atividades que dependem de documentos físicos.

 Neste artigo, você vai descobrir como melhorar a produtividade no escritório por meio de uma gestão mais eficiente da impressão corporativa.

Tenha uma excelente leitura!

Por que a impressão corporativa interfere na produtividade?

A produtividade de uma empresa não depende apenas de softwares, computadores e processos digitais. Em muitos setores, documentos impressos ainda fazem parte da rotina, seja para contratos, relatórios, propostas comerciais, comprovantes, documentos internos ou materiais que exigem assinatura.

O problema aparece quando a estrutura de impressão não acompanha as necessidades da operação.

Uma impressora que trava com frequência pode atrasar uma entrega. A falta de toner pode interromper uma atividade importante. Um equipamento inadequado para determinado volume pode gerar filas entre departamentos. Até mesmo a ausência de controle sobre quem imprime pode criar despesas que passam despercebidas.

Por isso, olhar para a impressão corporativa apenas como uma questão de equipamento é um erro. Ela também envolve disponibilidade, suporte técnico, suprimentos, segurança, controle e organização.

Uma estrutura eficiente precisa permitir que o colaborador consiga imprimir o que precisa, no momento necessário, sem transformar uma tarefa simples em um problema para a equipe de TI ou para o setor administrativo.

Quais problemas de impressão mais prejudicam a rotina empresarial?

Antes de buscar uma solução, vale observar onde estão os principais pontos de perda de produtividade.

Em muitas empresas, os problemas aparecem aos poucos. Uma impressora apresenta falhas ocasionais, outro setor fica sem cartucho e a equipe começa a armazenar suprimentos por precaução. Com o tempo, essas pequenas dificuldades criam uma operação pouco previsível.

Entre os problemas mais comuns estão:

• Equipamentos incompatíveis com o volume de impressão de cada setor;
• Falta de toner ou cartucho em momentos críticos;
• Manutenções corretivas frequentes;
• Impressoras paradas por falhas técnicas;
• Ausência de acompanhamento do volume produzido;
• Gastos elevados com suprimentos;
• Impressões sem necessidade ou sem controle;
• Equipamentos diferentes que dificultam o suporte;
• Sobrecarga da equipe interna de TI;
• Falta de critérios para distribuição das impressoras.

Cada um desses pontos pode parecer pequeno de forma isolada. O impacto aumenta quando eles acontecem ao mesmo tempo. Uma gestão adequada permite identificar essas falhas e estabelecer uma estrutura mais coerente com a operação da empresa.

Como organizar a impressão corporativa para ganhar produtividade?

O primeiro passo é entender como a empresa realmente utiliza seus equipamentos. Não basta contar quantas impressoras existem. É importante avaliar o volume de páginas, os setores que mais imprimem, os tipos de documentos produzidos e a frequência das manutenções.

Também vale analisar se todos os equipamentos fazem sentido para os locais onde estão instalados.

Um setor administrativo com alto volume de documentos pode precisar de uma multifuncional de maior capacidade. Já uma área que imprime poucas páginas talvez não necessite de um equipamento tão robusto.

Esse diagnóstico ajuda a evitar dois problemas comuns. O primeiro é manter equipamentos subutilizados. O segundo é colocar uma impressora de baixa capacidade em uma área que exige alta disponibilidade.

Na NeoLaser, avaliamos esse cenário para propor uma estrutura compatível com o perfil de cada operação. Nosso objetivo é fazer com que a tecnologia esteja a serviço da rotina da empresa, e não o contrário.

Outsourcing de impressão pode melhorar a produtividade

O outsourcing de impressão permite transferir a gestão dos equipamentos, suprimentos e suporte técnico para uma empresa especializada.

Na prática, isso reduz a quantidade de tarefas operacionais que precisam ficar sob responsabilidade da equipe interna.

Em vez de o departamento de TI precisar acompanhar impressoras, solucionar falhas, verificar suprimentos e lidar com chamados relacionados à impressão, a empresa passa a contar com uma estrutura especializada para essa finalidade.

O modelo também permite estabelecer critérios mais claros para o uso dos equipamentos.

Entre os ganhos que podem aparecer na rotina estão:

• Maior disponibilidade dos equipamentos;
• Redução das interrupções por falta de suprimentos;
• Suporte técnico especializado;
• Manutenção preventiva e corretiva;
• Controle do volume de impressão;
• Melhor distribuição dos equipamentos;
• Mais previsibilidade sobre os custos.

A produtividade não aumenta apenas porque uma empresa troca suas impressoras. O ganho acontece quando toda a operação passa a funcionar de forma mais organizada.

O papel da manutenção na produtividade do escritório

Uma impressora parada pode representar mais do que um equipamento fora de uso. Quando um colaborador depende daquele dispositivo para concluir uma tarefa, a falha pode gerar atrasos, deslocamentos para outro setor e até interrupções no atendimento.

A manutenção preventiva ajuda a reduzir esse tipo de ocorrência porque permite identificar sinais de desgaste antes que determinados problemas provoquem uma parada. Já a manutenção corretiva é essencial quando uma falha acontece. Quanto mais rápido o atendimento, menor tende a ser o impacto sobre a rotina.

Na NeoLaser, o suporte técnico faz parte da estrutura de outsourcing. Dessa forma, a empresa não precisa administrar sozinha cada ocorrência relacionada aos equipamentos.

Esse ponto é importante para empresas com vários departamentos ou unidades, nas quais uma falha localizada pode afetar diferentes etapas do trabalho.

Falta de toner ainda atrasa empresas

Parece um problema simples, mas a falta de suprimentos pode interromper uma atividade que precisa de uma solução imediata.

Imagine uma equipe que precisa imprimir contratos para uma reunião ou documentos para um atendimento. Se o equipamento estiver sem toner, alguém precisará identificar o modelo correto, localizar o suprimento, verificar o estoque e providenciar a troca.

Quando não existe uma gestão estruturada, essa tarefa acaba nas mãos de profissionais que poderiam dedicar tempo a atividades mais importantes.

Na NeoLaser, trabalhamos com gestão de suprimentos para reduzir esse tipo de interrupção. O acompanhamento permite organizar a reposição de toners e cartuchos de acordo com a necessidade da operação.

O resultado esperado é simples!

O colaborador encontra o equipamento disponível e com os recursos necessários para executar sua tarefa.

Como o gerenciamento de impressão ajuda a controlar a operação?

Produtividade e controle de custos caminham juntos quando falamos de impressão corporativa. Sem informações sobre o uso dos equipamentos, a empresa pode saber quanto gastou, mas não necessariamente entender por que gastou.

O gerenciamento de impressão muda esse cenário ao fornecer dados sobre a utilização dos equipamentos. Com soluções de bilhetagem, por exemplo, é possível acompanhar informações relacionadas às impressões realizadas por usuários, departamentos ou equipamentos.

Isso ajuda a empresa a identificar padrões de consumo e encontrar pontos que precisam de ajustes.

Alguns dados podem indicar:

• Quais departamentos apresentam maior volume de impressão;
• Quais equipamentos concentram mais demanda;
• Onde existe consumo acima do esperado;
• Quais usuários ou setores precisam de políticas de impressão;
• Como os custos se distribuem entre as áreas.

Essas informações tornam a gestão mais estratégica!

Em vez de simplesmente reduzir o número de páginas impressas, a empresa consegue tomar decisões com base no comportamento real da operação.

Impressão corporativa também envolve segurança da informação

Documentos impressos podem conter informações comerciais, financeiras, estratégicas e dados de clientes. Por isso, a gestão da impressão corporativa também precisa considerar segurança.

Um documento que fica esquecido na bandeja de saída pode ser acessado por uma pessoa que não deveria ter contato com aquela informação. O risco aumenta em ambientes com grande circulação de colaboradores e visitantes.

Recursos de gerenciamento podem ajudar a estabelecer regras de acesso e acompanhamento das impressões.

Dependendo da solução adotada, a empresa pode trabalhar com autenticação, controle por usuário, cotas e registros de utilização. 

Esse cuidado é relevante para empresas que precisam tratar documentos com maior nível de confidencialidade. A gestão da impressão deixa de ser apenas uma questão operacional e passa a fazer parte das políticas de controle da informação.

Como reduzir o tempo que a equipe de TI dedica às impressoras?

A equipe de TI precisa concentrar seus esforços em atividades relacionadas à infraestrutura tecnológica e aos objetivos estratégicos da empresa.

Quando impressoras e multifuncionais geram chamados frequentes, parte desse tempo acaba direcionada para tarefas que não fazem parte do foco principal do setor. 

Configuração de equipamentos, instalação de drivers, identificação de falhas, acompanhamento de manutenção e problemas com suprimentos podem consumir horas ao longo do mês.

Com o outsourcing de impressão, essa responsabilidade passa para uma equipe especializada. Dessa forma, permite que a empresa reorganize a atuação da TI e reduza a quantidade de demandas operacionais relacionadas à impressão.

Esse ganho pode ser ainda mais relevante em empresas que possuem vários equipamentos, unidades ou departamentos com necessidades diferentes.

Como a digitalização pode melhorar o fluxo de documentos?

Melhorar a impressão corporativa não quer dizer colocar mais documentos no papel. Antes disso, vale entender quais materiais realmente precisam ser impressos e quais podem seguir de forma digital.

Em muitas empresas, documentos antigos ainda ocupam armários, gavetas e salas inteiras. Além do espaço físico, encontrar uma informação específica pode exigir tempo, principalmente quando não existe uma organização adequada dos arquivos.

A digitalização ajuda a tornar essa rotina mais simples. Ao transformar documentos físicos em arquivos digitais, a empresa consegue facilitar a consulta, o compartilhamento e a organização das informações.

Entre os principais ganhos estão:

• Acesso mais rápido aos documentos, sem a necessidade de procurar arquivos em pastas físicas;
• Mais organização, com documentos reunidos em ambientes digitais e estruturados de acordo com as necessidades da empresa;
• Facilidade para compartilhar informações, inclusive entre diferentes setores ou unidades;
• Redução do uso desnecessário de papel, já que documentos que não exigem uma cópia física podem circular em formato digital;
• Melhor aproveitamento do espaço, com menos dependência de arquivos físicos para armazenar documentos.

Na NeoLaser, também oferecemos soluções de digitalização de documentos para empresas que querem modernizar essa parte da operação. A ideia não é eliminar a impressão, mas definir uma estrutura mais inteligente para cada tipo de documento.

Assim, aquilo que realmente precisa estar no papel continua disponível para impressão, enquanto documentos que podem circular digitalmente seguem um fluxo mais rápido e organizado.

Saiba como escolher equipamentos para diferentes setores

Não existe uma única impressora ideal para todas as empresas. A escolha precisa considerar o perfil da operação e as necessidades de cada ambiente.

Um departamento financeiro, por exemplo, pode ter uma demanda muito diferente de uma recepção. Uma equipe comercial pode precisar de impressão colorida para propostas, enquanto outro setor pode trabalhar quase exclusivamente com documentos em preto e branco.

Por isso, a escolha do equipamento deve partir de dados concretos.

Alguns fatores merecem atenção:

• Volume médio de páginas;
• Frequência de impressão;
• Necessidade de impressão colorida;
• Quantidade de usuários;
• Velocidade necessária;
• Recursos de digitalização e cópia;
• Conectividade com a rede;
• Necessidades de segurança;
• Espaço disponível;
• Perfil dos documentos.

Na NeoLaser, consideramos essas características antes de definir a estrutura mais adequada. Isso evita a compra ou locação de equipamentos superdimensionados para determinadas áreas e, ao mesmo tempo, reduz o risco de sobrecarregar máquinas que não suportam a demanda.

Como a previsibilidade de custos ajuda a gestão?

Uma operação de impressão sem planejamento pode apresentar despesas difíceis de prever. Além do equipamento, existem custos relacionados a toner, cartuchos, peças, manutenção e possíveis substituições.

Quando cada item fica sob responsabilidade de diferentes áreas, o controle financeiro pode se tornar mais complexo. 

O outsourcing permite concentrar parte desses custos em um contrato estruturado de acordo com o perfil de consumo da empresa. Dependendo do modelo adotado, a cobrança pode considerar uma mensalidade ou o volume efetivamente impresso.

Essa previsibilidade facilita o planejamento financeiro e reduz a necessidade de manter estoques de suprimentos ou reservar recursos para despesas inesperadas com manutenção. Mais do que economizar a qualquer custo, a proposta é transformar a impressão em uma despesa mais controlável.

Vale a pena terceirizar a impressão da empresa?

A resposta depende do tamanho da operação, do volume de impressão e dos problemas enfrentados pela empresa.

Para uma organização que possui poucos equipamentos e baixa demanda, a terceirização pode não ser prioridade.

Já empresas que enfrentam paradas frequentes, gastos elevados com suprimentos, dificuldade de controle ou excesso de chamados para a TI podem encontrar no outsourcing uma alternativa mais eficiente.

Alguns sinais indicam que vale analisar essa possibilidade:

• A empresa possui muitas impressoras de marcas ou modelos diferentes;
• A TI recebe chamados frequentes relacionados à impressão;
• Existe dificuldade para controlar toner e cartuchos;
• Os gastos com manutenção são imprevisíveis;
• Não existe acompanhamento do volume por departamento;
• Impressoras ficam paradas com frequência;
• A empresa mantém estoque elevado de suprimentos;
• Não há clareza sobre o custo real de cada impressão.

Quando esses problemas apontados fazem parte da rotina, vale realizar um diagnóstico antes de decidir.

O que analisar antes de contratar uma solução de impressão corporativa?

A contratação não deve considerar apenas o preço por página. Uma proposta mais barata pode não representar a melhor escolha se o suporte for limitado ou se os equipamentos não atenderem à demanda.

Antes de fechar um contrato, recomendamos avaliar:

• Quais equipamentos fazem parte da solução;
• Como funciona o atendimento técnico;
• Qual é o prazo previsto para suporte;
• Como ocorre a reposição de suprimentos;
• Quais serviços estão inclusos;
• Como funciona o monitoramento dos equipamentos;
• Se existe sistema de bilhetagem;
• Como os custos são calculados;
• Quais recursos de segurança estão disponíveis;
• Se a solução pode acompanhar o crescimento da empresa.

Também é importante entender se o fornecedor atua de forma consultiva ou apenas disponibiliza equipamentos. Uma boa solução deve considerar o cenário atual e a evolução da operação.

Impressão corporativa mais eficiente começa com diagnóstico

Não existe uma fórmula pronta que funcione da mesma maneira para todas as empresas. O volume de impressão, a quantidade de colaboradores, a distribuição dos departamentos, os sistemas utilizados e o nível de segurança necessário influenciam diretamente na estrutura ideal.

Portanto, antes de trocar equipamentos ou contratar um serviço, o mais importante é entender onde estão os gargalos.

Uma análise adequada pode revelar que o problema não está na quantidade de impressoras, mas na distribuição dos equipamentos. Em outro cenário, a principal dificuldade pode estar na falta de suprimentos ou no excesso de chamados técnicos.

Também pode existir uma oportunidade de reduzir impressões por meio da digitalização.

Na NeoLaser, partimos das necessidades da empresa ou organização para estruturar uma solução de impressão corporativa mais adequada à operação. O objetivo é unir disponibilidade, controle, suporte e tecnologia para que a impressão deixe de ser um ponto de atrito na rotina.

8 perguntas frequentes sobre impressão corporativa

1. O que é impressão corporativa?

Impressão corporativa é a gestão estruturada dos recursos utilizados para imprimir, copiar e digitalizar documentos dentro de uma empresa. Ela pode envolver equipamentos, suprimentos, manutenção, monitoramento, segurança e controle de custos.

2. Como a impressão corporativa pode aumentar a produtividade?

Ela pode aumentar a produtividade ao reduzir falhas, indisponibilidade de equipamentos, falta de suprimentos e tarefas operacionais relacionadas à manutenção das impressoras. Com uma estrutura adequada, os colaboradores perdem menos tempo com problemas de impressão.

3. O que é outsourcing de impressão?

Outsourcing de impressão é a terceirização da gestão dos equipamentos e serviços relacionados à impressão. A empresa contratada pode assumir atividades como fornecimento de equipamentos, manutenção, reposição de suprimentos, monitoramento e gerenciamento do uso.

4. Outsourcing de impressão reduz custos?

Pode reduzir custos ao diminuir despesas com manutenção, estoque de suprimentos, aquisição de equipamentos e gestão interna. O resultado depende do perfil da empresa e da forma como a solução é estruturada.

5. Como controlar o que os funcionários imprimem?

Sistemas de gerenciamento e bilhetagem permitem acompanhar informações sobre as impressões realizadas. A empresa pode utilizar esses dados para identificar volumes por usuário ou departamento, estabelecer cotas e criar políticas internas de impressão.

6. A impressão corporativa também ajuda na segurança?

Sim. Recursos de autenticação, controle de acesso e monitoramento podem ajudar a evitar que documentos confidenciais fiquem disponíveis para qualquer pessoa na área de impressão.

7. Quando uma empresa deve considerar o outsourcing de impressão?

O outsourcing pode fazer sentido quando a empresa enfrenta alto volume de impressão, falhas frequentes, custos imprevisíveis, falta de controle sobre suprimentos ou excesso de chamados relacionados às impressoras.

8. É possível combinar impressão e digitalização?

Sim. A integração entre impressão e digitalização permite definir quais documentos precisam permanecer físicos e quais podem seguir em formato digital. Isso contribui para uma gestão documental mais organizada.

Melhore a impressão da sua empresa com uma solução sob medida

Se a sua empresa perde tempo com impressoras paradas, falta de suprimentos, manutenção ou ausência de controle sobre os volumes impressos, talvez o problema não esteja apenas nos equipamentos.

Na NeoLaser, analisamos a rotina da operação para estruturar soluções de outsourcing de impressão alinhadas às necessidades de cada empresa. Trabalhamos com equipamentos, gestão de suprimentos, manutenção, bilhetagem, gerenciamento e digitalização de documentos.

Nossa proposta é ajudar sua empresa a transformar a impressão em uma operação mais previsível, controlada e eficiente.

Entre em contato conosco!

Fale com a NeoLaser e descubra como podemos estruturar uma solução de impressão corporativa para a sua empresa.

[Solicite uma avaliação da sua operação]

Acompanhe o blog da NeoLaser e encontre mais conteúdos sobre impressão corporativa, outsourcing, gestão de documentos e soluções que podem tornar a rotina da sua empresa mais organizada, produtiva e econômica.