Alugar ou comprar impressoras: qual a melhor decisão para empresas em 2026?

A gestão de infraestrutura de TI e escritório está passando por uma transformação silenciosa, mas impactante. À medida que nos aproximamos de 2026, gestores e diretores enfrentam um dilema clássico, porém renovado pelas novas demandas de mercado: alugar ou comprar impressoras?

Há uma década, a aquisição de equipamentos parecia o caminho natural para aumentar o patrimônio da empresa. Hoje, no entanto, a lógica de “posse versus uso” mudou drasticamente. Com a velocidade da evolução tecnológica, a necessidade de fluxo de caixa saudável e a demanda por sustentabilidade (ESG), a resposta para essa pergunta não é mais tão óbvia quanto costumava ser.

Neste artigo, vamos dissecar os dois modelos. Vamos analisar os custos ocultos da compra, a flexibilidade da locação (outsourcing) e o que faz mais sentido para o planejamento financeiro empresarial no cenário de 2026.

Boa leitura!!

O Cenário da Compra: A Ilusão do Controle Total

Quando uma empresa decide comprar seu parque de impressão, a sensação imediata é de controle e aumento de ativos. Você escolhe a máquina, paga por ela e ela é sua. Para pequenas empresas com um volume de impressão extremamente baixo (menos de 500 páginas/mês), isso pode até parecer lógico inicialmente.

No entanto, ao analisar a decisão de alugar ou comprar impressoras sob a ótica de médio e longo prazo, a compra revela desafios significativos:

1. O Peso do Investimento Inicial (CAPEX)

A compra exige um desembolso imediato de capital (CAPEX). Em vez de usar esse dinheiro para investir no core business da empresa — como marketing, vendas ou desenvolvimento de produtos —, o recurso fica imobilizado em um equipamento que começa a depreciar no momento em que sai da caixa.

2. A Depreciação Acelerada

Diferente de um imóvel, equipamentos de TI perdem valor rapidamente. Uma impressora top de linha em 2024 pode ser considerada obsoleta em 2026, seja por falta de compatibilidade com novos softwares de segurança ou por ineficiência energética comparada aos modelos novos.

3. A Armadilha dos Custos Ocultos

Este é o ponto onde o orçamento costuma estourar. Ao comprar, a empresa assume não apenas o custo da máquina, mas todos os custos variáveis:

• Manutenção corretiva: Peças que quebram fora da garantia.
• Kits de manutenção: Fusores, cilindros e correias que precisam de troca periódica e são caros.
• Gestão de estoque: Alguém precisa comprar, armazenar e monitorar toners e cartuchos.

Ponto de atenção: Estudos indicam que o custo de propriedade de uma impressora pode ser até 3 vezes maior que o preço de compra do equipamento ao longo de 3 anos.

O Cenário da Locação (Outsourcing): A Eficiência como Foco

Do outro lado da balança, temos o modelo de locação, conhecido corporativamente como Outsourcing de Impressão. Em 2026, a tendência aponta fortemente para este modelo, impulsionada pela “Economia de Assinatura” e pela necessidade de agilidade operacional.

Ao optar por alugar, a empresa muda a despesa de CAPEX para OPEX (Despesas Operacionais), o que traz vantagens fiscais para empresas no regime de Lucro Real, permitindo a dedução no Imposto de Renda.

As Vantagens Competitivas da Locação

1. Previsibilidade Financeira: Você paga um valor fixo mensal ou por página impressa. Não há surpresas no fim do mês se uma peça cara quebrar.
2. Atualização Tecnológica Constante: O contrato de locação geralmente prevê a renovação do parque de máquinas a cada 24 ou 36 meses. Sua empresa sempre terá equipamentos modernos, rápidos e seguros.
3. Suporte Técnico Especializado (SLA): Talvez o maior benefício. Se a impressora parar, a responsabilidade é da locadora (como a Neolaser). Isso libera sua equipe de TI para focar em problemas reais de tecnologia, e não em “desatolar papel”.

Alugar ou Comprar Impressoras: O Comparativo Direto

Para facilitar a visualização, preparamos um comparativo dos fatores críticos que influenciam a decisão em 2026:

Fatores Críticos para 2026: Por que a balança pende para a locação?

Ao decidir se deve alugar ou comprar impressoras, é crucial olhar para o futuro próximo. O ambiente corporativo de 2026 exige três pilares que a compra de equipamentos dificilmente consegue sustentar com eficiência: Segurança, Sustentabilidade e Flexibilidade.

1. A Segurança da Informação

Impressoras são endpoints de rede. Hackers frequentemente utilizam impressoras desatualizadas como porta de entrada para ataques de ransomware. No modelo de compra, a atualização de firmware depende da sua equipe interna, que muitas vezes esquece desse detalhe. No modelo de aluguel, a provedora garante que os drivers e firmwares de segurança estejam sempre atualizados contra novas ameaças cibernéticas.

2. Sustentabilidade e ESG

A agenda ESG (Environmental, Social, and Governance) é mandatória para empresas em 2026. O outsourcing de impressão contribui para essa meta através do gerenciamento de resíduos. Empresas especializadas, como a Neolaser, possuem processos certificados para o descarte correto de toners e peças, garantindo que sua empresa esteja em conformidade ambiental sem esforço adicional. Além disso, máquinas mais novas (típicas da locação) consomem menos energia.

3. A Realidade do Trabalho Híbrido

O escritório de 2026 é fluido. Hoje você pode precisar de 10 impressoras; amanhã, talvez precise de 15, ou talvez reduza para 5 e precise de um software de digitalização na nuvem mais robusto.

• Na compra: Você fica “preso” aos equipamentos que adquiriu. Se a demanda cair, você tem ativos ociosos perdendo valor.
• Na locação: Os contratos são flexíveis. É possível redimensionar o parque de impressão conforme a sazonalidade ou mudança de estratégia da empresa.

O Custo Invisível da Gestão de Suprimentos

Um ponto que muitas vezes define a decisão de alugar ou comprar impressoras é a logística de suprimentos.

Imagine o cenário: o toner da impressora da diretoria acaba às 16h de uma sexta-feira. No modelo de compra, alguém precisa sair correndo para comprar, pagar caro em uma loja de varejo ou esperar dias pela entrega de um fornecedor online, paralisando o setor.

No modelo de locação com a Neolaser, utilizamos softwares de monitoramento remoto. Antes mesmo de o toner acabar, nosso sistema identifica o nível baixo e o suprimento é enviado proativamente. O usuário final muitas vezes nem percebe que o toner estava acabando. Isso é continuidade de negócios.

Planejamento Financeiro: CAPEX vs OPEX

Para o CFO ou gestor financeiro, a decisão passa pela eficiência fiscal e preservação de capital.

• Compra (CAPEX): O bem entra no ativo imobilizado. Sofre depreciação contábil. Exige alto desembolso de caixa que poderia render juros se estivesse aplicado ou gerando valor em estoque de produtos.
• Locação (OPEX): A mensalidade é lançada como despesa operacional. Melhora os índices de liquidez da empresa no balanço patrimonial, pois não há passivos atrelados ao financiamento de máquinas e nem ativos depreciando. O fluxo de caixa torna-se linear e previsível, facilitando o budget anual.

Conclusão: Qual a melhor decisão para o seu negócio?

Retomando a pergunta inicial: Alugar ou comprar impressoras em 2026?

A resposta para a grande maioria das pequenas, médias e grandes empresas é: Alugar (Outsourcing).

A compra de impressoras tornou-se um modelo legado, que faz sentido apenas para uso doméstico ou microempresas com volume de impressão irrelevante. Para organizações que buscam crescimento, eficiência, segurança de dados e controle de custos, a posse do equipamento é um fardo, não um benefício.

A locação entrega não apenas a máquina, mas uma solução de fluxo de trabalho. Ela elimina dores de cabeça com manutenção, garante a qualidade da impressão e permite que seus colaboradores foquem no que realmente importa: gerar resultados para a sua empresa.

Leve sua gestão de impressão para o próximo nível

Não deixe que equipamentos obsoletos e custos ocultos freiem o crescimento do seu negócio em 2026.

A Neolaser é especialista em identificar a necessidade real da sua empresa e desenhar projetos de outsourcing de impressão sob medida, garantindo o melhor custo-benefício do mercado.Quer saber quanto sua empresa pode economizar trocando a compra pela locação? Clique aqui e fale com um de nossos consultores agora mesmo para um diagnóstico gratuito do seu ambiente de impressão.