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Entender o custo por página no outsourcing de impressão é essencial para toda empresa que busca eficiência e controle sobre suas operações. Mesmo sendo um indicador aparentemente simples, ele pode esconder desperdícios relevantes.
Contudo, boa parte das empresas ignora o impacto dessas despesas. Inclusive, muitos gestores desconhecem quanto estão gastando mensalmente com impressão. Esse desconhecimento pode comprometer o orçamento corporativo e dificultar a tomada de decisões estratégicas.
Além disso, sem um cálculo preciso do custo por página, torna-se difícil avaliar a viabilidade de contratos de outsourcing. Os valores podem parecer vantajosos à primeira vista, mas, ao longo do tempo, se mal calculados, podem representar um prejuízo financeiro significativo.
Nesse cenário, compreender todos os elementos que compõem o custo por página — como insumos, manutenção e suporte técnico — é fundamental para fazer escolhas conscientes. Trata-se de um indicador-chave que contribui diretamente para o sucesso da gestão documental em ambientes corporativos.
Neste artigo, vamos te ensinar passo a passo como calcular o custo por página no outsourcing de impressão, explicando cada variável envolvida e mostrando como esse dado pode ajudar sua empresa a economizar e se tornar muito mais eficiente.
O que é o custo por página no outsourcing de impressão
O custo por página no outsourcing de impressão é um indicador financeiro essencial para avaliar a viabilidade e a performance de contratos de impressão terceirizada.
Ele representa quanto sua empresa efetivamente gasta para imprimir uma única página, considerando todos os recursos envolvidos: equipamentos, manutenção, insumos e suporte técnico.
Ao entender esse custo, é possível identificar pontos de desperdício, negociar contratos com mais clareza e aprimorar a gestão dos recursos de impressão da organização.
Muitas empresas que contratam outsourcing de impressão se concentram apenas na mensalidade cobrada, mas isso pode gerar distorções. O custo por página dá uma visão mais realista e detalhada do investimento, permitindo comparações consistentes entre fornecedores.
O que impacta o custo por página no outsourcing de impressão?
O custo por página não é um valor fixo ou padronizado. Ele varia conforme o uso e os serviços envolvidos no contrato. Por isso, conhecer os componentes desse cálculo é essencial.
Os três elementos principais que influenciam diretamente o valor por página são:
1. Consumíveis de impressão
Esse é um dos fatores mais conhecidos do custo por página. Os consumíveis incluem toners, reserva de papéis, cartuchos, entre outros.
A qualidade e a durabilidade desses itens impactam significativamente o valor. Produtos genéricos podem parecer mais baratos, mas comprometem a qualidade e exigem substituições mais frequentes, elevando o custo final.
Outro ponto importante é o tipo de impressão: páginas coloridas consomem mais toner e tendem a ser mais caras. Impressões em preto e branco e em modo econômico ajudam a reduzir o consumo de insumos.
2. Peças e manutenção preventiva
Outro aspecto crítico é o custo das peças que compõem os equipamentos de impressão. Quanto maior a durabilidade e a eficiência dessas peças, menor o custo diluído por página.
Além disso, o cálculo deve incluir os valores de cobertura de manutenção corretiva e preventiva. Paradas frequentes geram atrasos e aumentam despesas operacionais, o que influencia diretamente no valor por página.
Fatores como o ciclo de vida útil de cada componente e a frequência de substituição são levados em consideração para maior precisão no cálculo.
3. Mão de obra técnica
O atendimento técnico também compõe o custo por página. Existem dois formatos principais. O primeiro disponibiliza um profissional alocado fisicamente na empresa, com respostas imediatas para qualquer demanda. Já o segundo atende diversas empresas de forma regionalizada, respondendo conforme a demanda e localidade.
Ambos os modelos têm vantagens e desvantagens em termos de custo. O cálculo considera salários, encargos sociais, treinamentos e até o número de chamados atendidos, tudo proporcional ao volume de páginas impressas mensalmente.
Como calcular o custo por página no outsourcing de impressão?
Agora que você entende os elementos que compõem o valor, é hora de saber como calculá-lo com precisão. O processo envolve basicamente três etapas simples:
- Levantar todos os custos envolvidos: considere valores de peças, consumíveis, técnicos, deslocamentos, aluguel dos equipamentos e infraestrutura de suporte;
- Dividir o custo de cada insumo pela vida útil: insumos como toners e peças têm um ciclo de vida estimado. Divida o valor total pelo número de impressões que ele suporta;
- Analisar o volume total de páginas: com base no volume mensal médio de impressão, você chegará ao custo real por unidade.
Por exemplo: se seu contrato inclui um custo total mensal de R$ 3.000 e você imprime 60.000 páginas por mês, seu custo por página será R$ 0,05.
Além disso, é essencial separar os custos de impressões coloridas e monocromáticas, que possuem valores diferentes. Alguns contratos cobram custos mistos e mascaram variações consideráveis.
Outsourcing de impressão x Compra de impressoras: qual vale mais a pena?
Uma dúvida comum entre gestores de TI e administradores financeiros é se compensa adquirir impressoras ou apostar no outsourcing. Veja um comparativo simples com base nas principais variáveis envolvidas:
| Critério | Compra de Impressoras | Outsourcing de Impressão |
| Investimento inicial | Alto | Baixo ou nulo |
| Manutenção | Por conta da empresa | Inclusa no contrato |
| Custo por página | Tende a ser mais alto | Otimizado e previsível |
| Atualização tecnológica | Inexistente | Parte do serviço contratado |
| Sustentabilidade e controle | Limitados | Monitoramento em tempo real |
| Suporte técnico | Terceirizado e cobrado | Incluso, muitas vezes com SLA |
Por que o custo por página é um indicador estratégico?
Mensurar o custo por página no outsourcing de impressão é mais do que um exercício de controle financeiro. Trata-se de uma ferramenta estratégica para melhorar a eficiência operacional e o uso racional dos recursos.
Ao identificar o custo real, empresas conseguem:
- Otimizar processos internos de impressão;
- Reduzir excessos no volume de impressão;
- Estabelecer metas realistas de economia;
- Identificar fornecedores com melhor custo-benefício.
A visibilidade também impacta positivamente na governança da TI e traz mais sustentabilidade. Controlar o que se imprime permite evitar desperdícios desnecessários e contribuir para práticas corporativas mais responsáveis.
Dicas para reduzir o custo por página no outsourcing
Mesmo após calcular o valor, há medidas simples que podem ser adotadas para reduzir o custo por página e melhorar o aproveitamento dos contratos. Veja algumas práticas recomendadas:
- Incentive a impressão frente e verso (modo duplex);
- Utilize o modo rascunho ou econômico para documentos internos;
- Restrinja impressões coloridas apenas quando necessário;
- Digitalize documentos sempre que possível;
- Monitore o uso por usuário e setor;
- Faça revisões contratuais periódicas com base nos relatórios de uso.
Além disso, capacitar os colaboradores sobre o uso consciente dos recursos de impressão também contribui para resultados mais sustentáveis e econômicos a longo prazo.
NeoLaser: sua parceira em outsourcing com controle total
A NeoLaser é especialista em soluções completas para outsourcing de impressão. Trabalhamos com transparência e foco total na performance dos nossos clientes. Aqui, você sabe exatamente o que está contratando — do aluguel ao suporte técnico, passando por insumos e monitoramento.
Nossos sistemas permitem que você acompanhe o comportamento de impressão em tempo real, além de relatórios personalizados para análise de custo por página. Com isso, você pode tomar decisões com base em dados e garantir contratos eficientes.
Quer entender melhor como custo por página no outsourcing de impressão em sua empresa? Entre em contato com a NeoLaser agora mesmo. Estamos prontos para ajudar seu negócio a crescer com mais economia, produtividade e segurança.
https://neolaser.com.br/custo-por-pagina-no-outsourcing-de-impressao/ A importância do outsourcing de impressão no setor hospitalar
O outsourcing de impressão para hospitais tem se tornado uma solução estratégica para instituições de saúde que precisam otimizar processos, reduzir custos e garantir a segurança da informação.
Afinal, os hospitais lidam diariamente com um grande volume de documentos, como prontuários médicos, guias de internação, resultados de exames e prescrições. Qualquer falha ou atraso na impressão pode comprometer o atendimento ao paciente e gerar problemas operacionais.
Por isso, no ambiente hospitalar, onde a documentação é essencial e a demanda por impressões é alta, contar com uma gestão eficiente de impressão faz toda a diferença. Terceirizar esse serviço ajuda a manter alta disponibilidade e confiabilidade no fluxo de informações.
Um serviço especializado garante que os equipamentos e processos utilizados estejam em conformidade com as normas vigentes, minimizando riscos de vazamento ou extravio de informações sigilosas.
Para aqueles que desejam melhorar a produtividade e garantir um fluxo de documentos mais eficiente e seguro, investir em outsourcing de impressão para hospitais é um caminho inteligente.
Neste artigo, vamos explorar detalhadamente como esse serviço pode transformar a rotina hospitalar, proporcionando mais agilidade, confiabilidade e conformidade com as regulamentações do setor.
Como o outsourcing de impressão para hospitais melhora a gestão documental
A gestão eficiente de documentos em hospitais é essencial para garantir um fluxo de trabalho ágil e seguro. O setor de saúde lida diariamente com prontuários médicos, prescrições, exames e relatórios, exigindo um controle rigoroso sobre a impressão e armazenamento dessas informações.
O outsourcing de impressão para hospitais oferece uma solução completa para esse desafio, garantindo que todos os documentos sejam gerenciados de forma organizada e acessível.
Com suporte especializado e equipamentos modernos disponíveis por meio de locação de impressoras, copiadoras e multifuncionais, os hospitais evitam atrasos e perdas de documentos importantes.
Outro benefício relevante é a digitalização de documentos, que contribui para um ambiente mais sustentável e reduz a necessidade de armazenamento físico. Além disso, digitalizar prontuários facilita a recuperação de informações, melhorando a eficiência no atendimento ao paciente.
Segurança da informação e conformidade com a LGPD
A segurança dos dados hospitalares é uma preocupação crescente, especialmente após a implementação da LGPD. Qualquer vazamento ou extravio de informações pode gerar penalidades severas e comprometer a reputação da instituição.
A locação de impressoras e segurança da informação, então, devem andar lado a lado. Felizmente, com um serviço de outsourcing de impressão, os hospitais contam com equipamentos avançados, que possuem recursos de criptografia e autenticação para evitar acessos indevidos.
Dessa forma, apenas profissionais autorizados conseguem imprimir documentos sensíveis. Além disso, a rastreabilidade das impressões permite monitorar quem acessou e imprimiu determinado documento, garantindo maior controle sobre as informações sigilosas dos pacientes.
Esse nível de segurança é essencial para evitar fraudes e garantir conformidade com as normas vigentes.
Redução de custos e aumento da eficiência operacional
Manter equipamentos próprios para impressão pode ser caro, considerando a necessidade de manutenção constante, reposição de peças e compra de suprimentos.
Inclusive, segundo um estudo da IDC (International Data Corporation) encomendado pela Lexmark, muitas empresas enfrentam problemas com impressão, o que sobrecarrega equipes internas e gera custos desnecessários.
O outsourcing de impressão para hospitais elimina esses custos desnecessários, garantindo maior previsibilidade financeira. Outro benefício é evitar interrupções no trabalho devido a falhas nos equipamentos.
Com suporte técnico especializado, qualquer problema é resolvido rapidamente, sem impactar o fluxo hospitalar. Isso evita que médicos e enfermeiros percam tempo lidando com dificuldades técnicas.
Além disso, hospitais que adotam esse serviço conseguem reduzir consumo de papel e toner, tornando suas operações mais sustentáveis. Com impressoras modernas e softwares de gestão, é possível monitorar o uso dos recursos e implementar políticas de impressão consciente.
Tecnologias inovadoras no outsourcing de impressão hospitalar
A evolução tecnológica tem transformado o setor hospitalar, e isso também impacta os serviços de impressão. Muitas empresas que oferecem outsourcing já utilizam soluções inovadoras que otimizam ainda mais a rotina dos hospitais.
Algumas tecnologias que fazem diferença incluem:
- Softwares de gestão de impressão para controle total do fluxo de documentos;
- Impressoras inteligentes que reduzem desperdícios e melhoram a eficiência;
- Autenticação por crachá ou biometria, garantindo que apenas pessoas autorizadas imprimam documentos sigilosos;
- Monitoramento em tempo real, permitindo que os gestores acompanhem o consumo e tomem decisões estratégicas.
Essa inovação impacta diretamente na qualidade do atendimento médico, tornando processos mais ágeis e seguros.
Como escolher um bom fornecedor de outsourcing de impressão hospitalar?
Para que o outsourcing de impressão para hospitais traga os resultados esperados, é fundamental escolher um parceiro confiável. Algumas características indispensáveis a serem avaliadas incluem:
- Experiência no setor hospitalar, garantindo que o fornecedor compreenda as demandas do segmento;
- Suporte técnico ágil, minimizando interrupções na rotina do hospital;
- Equipamentos modernos, que garantam alto desempenho e segurança;
- Conformidade com a LGPD, protegendo as informações dos pacientes;
- Planos personalizados, adequados à demanda específica do hospital.
A escolha certa pode reduzir custos, aumentar a produtividade e melhorar a segurança do ambiente hospitalar.
Por que contar com a NeoLaser para outsourcing de impressão hospitalar?
A NeoLaser tem mais de 20 anos de experiência no mercado, oferecendo soluções completas de impressão para o setor hospitalar. Nossos serviços garantem maior eficiência, segurança e redução de custos para sua instituição.
Com suporte técnico especializado, equipamentos modernos e total conformidade com a LGPD, ajudamos hospitais a manterem um fluxo de trabalho ágil e seguro.
Portanto, não perca mais tempo, transforme a gestão de impressão da sua unidade de saúde. Entre em contato conosco agora mesmo e solicite uma cotação de outsourcing de impressão para hospitais!
https://neolaser.com.br/outsourcing-de-impressao-para-hospitais/ Managed Print Services (MPS): vantagens de contar com um parceiro especializado
A gestão da impressão é um desafio em muitas empresas. Com a crescente demanda por documentos impressos, as organizações enfrentam problemas como custos crescentes, falta de controle e riscos de segurança da informação. Felizmente, existe uma solução poderosa para resolver esses gargalos: Managed Print Services (MPS).
Muitos negócios ainda desperdiçam recursos com máquinas obsoletas, contratos pouco flexíveis e insumos caros. Isso afeta diretamente a produtividade e a competitividade no mercado.
Mas imagine poder focar no core business da sua organização enquanto uma equipe especializada cuida de toda a infraestrutura de impressão. Parece um sonho, não é? Pois com um parceiro especializado em outsourcing de impressão, é possível reduzir custos, otimizar processos e garantir maior segurança documental.
O mundo corporativo atual demanda soluções para gerenciar recursos, e os MPS representam uma revolução na gestão documental empresarial. Esta abordagem inovadora transforma completamente a maneira como as empresas lidam com suas necessidades de impressão.
Além da economia, a terceirização da gestão de impressão traz mais eficiência operacional.
O que são Managed Print Services (MPS) e como funcionam?
Os Managed Print Services (MPS) representam uma solução completa para a gestão de toda a infraestrutura de impressão de uma organização. Trata-se de um modelo de serviço que engloba desde o fornecimento dos equipamentos até o gerenciamento contínuo de todos os aspectos relacionados à impressão corporativa.
Nesse modelo, também chamado de outsourcing de impressão, uma empresa especializada assume a responsabilidade por todo o parque de impressão do cliente. Isso inclui a instalação, manutenção preventiva e corretiva, fornecimento de insumos, monitoramento remoto e suporte técnico especializado.
O funcionamento do MPS começa com uma análise detalhada do ambiente atual de impressão da empresa. Esta etapa diagnóstica mapeia todos os equipamentos existentes, volumes de impressão, custos associados e fluxos de trabalho relacionados.
Com base nesse diagnóstico, o provedor de Managed Print Services desenha uma solução personalizada para atender às necessidades específicas da organização. O projeto considera aspectos como distribuição estratégica dos equipamentos, perfis de uso e demandas de cada departamento.
A implementação é cuidadosamente planejada para minimizar impactos na rotina do negócio. Os novos equipamentos são instalados estrategicamente e os usuários recebem treinamento para utilizar os recursos disponíveis.
Após a implementação, começa a fase de gerenciamento contínuo, com monitoramento em tempo real de todos os dispositivos. Este monitoramento permite identificar e resolver problemas antes que afetem a produtividade dos usuários.
O reabastecimento de suprimentos acontece de forma proativa, eliminando a necessidade de estoques. Quando o sistema detecta níveis baixos de toner ou outros insumos, o fornecimento é automaticamente programado.
Benefícios financeiros do MPS para empresas
A adoção de soluções de Managed Print Services e outsourcing de impressão pode gerar economia significativa de recursos financeiros para organizações de todos os portes. Muitos negócios relatam economias significativas com a implementação de MPS, com reduções de custos que podem variar de 10% a 30% ou mais, dependendo da situação específica.
Esta economia acontece em múltiplas frentes, começando pela eliminação de investimentos em equipamentos. Em vez de imobilizar capital na aquisição de equipamentos, a empresa utiliza o modelo de locação de impressoras, copiadoras e/ou multifuncionais.
Os custos com suprimentos também são drasticamente reduzidos através de contratos de Managed Print Services. O fornecimento programado e a gestão centralizada eliminam compras emergenciais e permitem negociações mais vantajosas com fornecedores de insumos.
A manutenção preventiva realizada no modelo MPS reduz significativamente o número de falhas e, consequentemente, os custos associados ao tempo de inatividade dos equipamentos.
A visibilidade proporcionada pelos relatórios gerenciais permite identificar e corrigir hábitos de impressão dispendiosos. Com estas informações, gestores podem implementar políticas para reduzir impressões desnecessárias e otimizar o uso dos recursos.
Outro benefício financeiro muitas vezes subestimado é a redução de despesas com energia elétrica. Equipamentos modernos e adequadamente dimensionados consomem significativamente menos energia do que máquinas antigas ou superdimensionadas.
Como o Managed Print Services contribui para a sustentabilidade ambiental
Os Managed Print Services desempenham um papel importante na redução do impacto ambiental das operações corporativas. A implementação de um programa MPS bem estruturado pode diminuir significativamente a pegada ecológica da empresa.
Em primeiro lugar, há uma notável redução no consumo de papel. Com políticas de impressão inteligentes e ferramentas de monitoramento, as empresas conseguem cortar drasticamente o número de impressões desnecessárias.
A configuração padrão de impressão frente e verso, por exemplo, pode reduzir o consumo de papel pela metade. Esta simples mudança, quando implementada em toda a organização, representa uma economia substancial de recursos naturais.
Você já pensou no impacto ambiental dos cartuchos de toner descartados incorretamente? Os programas de MPS incluem processos adequados para a reciclagem e descarte de suprimentos usados, evitando que esses materiais contaminem o meio ambiente.
Os equipamentos modernos fornecidos por locação são significativamente mais eficientes energeticamente. A substituição de máquinas antigas por modelos com certificação Energy Star pode reduzir o consumo de energia.
As políticas de impressão implementadas também incentivam a digitalização de documentos. Esta prática não apenas economiza papel, mas também reduz a necessidade de espaço físico para armazenamento de documentos impressos.
O monitoramento remoto dos equipamentos diminui a necessidade de deslocamentos para manutenção. Menos viagens técnicas significa menos emissão de carbono relacionada ao transporte para suporte presencial.
A consolidação de equipamentos também contribui para a sustentabilidade ambiental. Menos máquinas em operação significa menor consumo de energia e menos recursos utilizados na fabricação de novos equipamentos.
Com relatórios detalhados sobre o uso dos recursos, as empresas podem estabelecer metas de redução de consumo. Estes objetivos podem ser incorporados às políticas de responsabilidade socioambiental da organização.
Segurança da informação e MPS: protegendo dados sensíveis
A segurança da informação tornou-se uma preocupação prioritária para empresas de todos os setores nos últimos anos. Os Managed Print Services oferecem recursos avançados para proteger documentos confidenciais durante todo o ciclo de impressão.
Muitas pessoas não percebem que impressoras modernas são, na verdade, computadores sofisticados conectados à rede. Sem a proteção adequada, estes equipamentos podem representar vulnerabilidades significativas para a segurança da informação corporativa.
Os provedores de MPS e outsourcing de impressão implementam múltiplas camadas de segurança, começando pelo controle de acesso aos equipamentos. Sistemas de autenticação garantem que apenas usuários autorizados possam utilizar as impressoras e suas funções.
A impressão confidencial (secure printing) é um recurso fundamental. Este sistema retém os documentos na fila de impressão até que o usuário se autentique fisicamente no equipamento, evitando que informações sensíveis fiquem expostas nas bandejas de saída.
Os dados em trânsito também recebem proteção através de criptografia avançada. Esta medida impede a interceptação de informações durante o processo de envio de documentos para impressão na rede corporativa.
A integração com sistemas de gestão de documentos amplia ainda mais as camadas de proteção. Políticas de classificação de informações podem determinar automaticamente requisitos de segurança para diferentes tipos de documentos.
Eficiência operacional: como MPS melhora sua produtividade
Vamos falar sobre produtividade. Uma das maiores vantagens de Managed Print Services é a melhoria na eficiência operacional. Com menos tempo gasto na gestão de impressão, sua equipe pode se concentrar em tarefas mais importantes.
Isso se traduz em maior produtividade e, consequentemente, em melhores resultados para a empresa. É um ganho em todos os aspectos.
Mas como isso funciona na prática? Bem, com MPS, você tem uma equipe dedicada que cuida de tudo relacionado à impressão. Desde a manutenção das impressoras até a gestão de suprimentos, tudo é gerenciado por profissionais experientes. Dessa forma, é possível que sua equipe foque no que realmente importa: o core business da sua organização.
E o melhor de tudo? A otimização dos processos de impressão garante que tudo funcione de maneira mais eficiente. Sabe aquelas filas na impressora que atrasam todo o trabalho? Com MPS, você pode evitá-las.
Afinal, os equipamentos são monitorados constantemente, garantindo que estejam sempre em perfeito estado. É uma solução que realmente faz diferença no dia a dia.
Atualização tecnológica: fique sempre um passo à frente
Uma das grandes vantagens de MPS é o acesso às últimas inovações. Com a tecnologia avançando a passos largos, ficar atualizado pode ser um desafio.
Mas com um parceiro especializado, você tem acesso às últimas inovações sem precisar se preocupar com a atualização constante dos equipamentos. É uma solução que realmente faz a diferença.
Com Managed Print Services, você pode contar com equipamentos de última geração. Imagine poder utilizar impressoras e outros dispositivos que estejam sempre atualizados. Isso garante que você tenha acesso às melhores tecnologias disponíveis no mercado.
A atualização constante dos equipamentos garante que você esteja sempre um passo à frente. Assim, é uma vantagem competitiva importante.
Pronto para transformar sua gestão de impressão?
Agora que você conhece as vantagens de MPS, está na hora de dar o próximo passo! Contar com um parceiro especializado pode transformar completamente sua gestão de impressão — reduzindo custos, aumentando a produtividade e protegendo suas informações confidenciais.
Não espere mais para otimizar seus processos internos e levar sua empresa ao próximo nível! Entre em contato conosco agora mesmo para conhecer nossas soluções personalizadas em Managed Print Services e solicitar uma cotação de outsourcing de impressão sem compromisso!
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