Como reduzir custos de impressão?
Você já pensou em como pode reduzir custos de impressão na sua empresa? Este é um desafio comum em muitas organizações, onde os gastos com papel, tinta e manutenção de impressoras podem se acumular rapidamente.
A boa notícia é que existem várias estratégias eficazes para minimizar esses custos e ainda manter a eficiência operacional.
Adotar práticas inteligentes e sustentáveis pode fazer uma grande diferença no orçamento da sua empresa. Desde a escolha dos equipamentos até a implementação de políticas de impressão, cada decisão pode impactar diretamente os seus custos.
Além disso, tecnologias avançadas e softwares de gerenciamento de impressão oferecem novas maneiras de controlar e reduzir despesas.
Neste artigo, exploraremos diversas técnicas para ajudar sua empresa a economizar com impressão. Você aprenderá como pequenas mudanças podem gerar grandes economias. Descubra como otimizar o uso de recursos, escolher os equipamentos certos e implementar práticas sustentáveis para alcançar uma gestão de impressão mais econômica e eficiente.
Por que reduzir custos de impressão é importante?
Reduzir custos de impressão é crucial para a sustentabilidade financeira de qualquer empresa.
Gastos com papel, tinta e manutenção podem parecer insignificantes quando considerados individualmente. No entanto, somados ao longo do tempo, eles podem representar uma parcela considerável do orçamento operacional.
Dessa forma, reduzir esses custos não só ajuda a melhorar a saúde financeira da empresa, mas também libera recursos para investimentos em outras áreas essenciais.
Além do aspecto financeiro, a redução de custos de impressão está diretamente ligada à sustentabilidade ambiental. O uso excessivo de papel e tinta contribui para o desmatamento e a poluição.
Ao adotar práticas mais eficientes e sustentáveis, sua empresa pode diminuir significativamente o impacto ambiental. Isso não só beneficia o planeta, mas também melhora a imagem da empresa perante clientes e parceiros, que valorizam práticas ecologicamente responsáveis.
A eficiência operacional também é um fator chave quando se trata de reduzir custos de impressão. Equipamentos antigos ou mal gerenciados podem causar atrasos e interrupções no fluxo de trabalho.
Ao investir em tecnologias de impressão mais modernas e eficientes, sua empresa pode aumentar a produtividade. Equipamentos que consomem menos energia e tinta, e que requerem menos manutenção, são investimentos inteligentes que resultam em economias a longo prazo.
Adotar práticas para reduzir custos de impressão ainda promove uma cultura de responsabilidade dentro da empresa. Quando os funcionários são incentivados a usar os recursos de forma consciente e eficiente, a mentalidade de economia se espalha por outros aspectos do trabalho.
Finalmente, reduzir custos de impressão é uma maneira eficaz de aumentar a competitividade da empresa. Em um mercado cada vez mais competitivo, cada centavo economizado pode ser reinvestido em inovação e crescimento.
Empresas que conseguem manter suas operações enxutas e eficientes têm uma vantagem significativa sobre aquelas que não conseguem controlar seus gastos operacionais.
Mas como calcular o custo de impressão?
Antes de falarmos sobre como reduzir os custos de impressão, é importante entender como calcular esses gastos. A maneira correta não é simplesmente somar todas as despesas mensais e dividir pelo número de folhas impressas.
Esse método pode levar a resultados imprecisos. Aqui está um guia passo a passo para realizar esse cálculo de forma mais precisa e eficiente.
Organize as informações dos componentes
Comece levantando todas as peças utilizadas no parque de impressão, sejam elas usadas mensalmente ou esporadicamente. É crucial especificar o preço de cada item. O rendimento dessas peças geralmente é fornecido pelo fabricante ou pode ser encontrado no catálogo da impressora.
Determine o consumo de toner pela área de cobertura
O cálculo do consumo de toner preto e colorido varia. Embora os fabricantes indiquem a quantidade de páginas que os toners podem imprimir, o rendimento real depende da área de cobertura de tinta no papel.
Os fabricantes baseiam seus cálculos em uma cobertura de 5%. No entanto, essa configuração pode ser ajustada na impressora. Verifique a porcentagem real da área de cobertura usada em suas impressões. Ignorar esse fator pode resultar em custos de impressão imprecisos, pois não refletirá a realidade do uso da empresa.
Após determinar o rendimento real dos toners, use a seguinte fórmula para recalcular o rendimento:
- (percentual de cobertura proposto pelo fabricante / percentual de cobertura utilizado) x rendimento do toner com a cobertura proposta pelo fabricante.
Divida o custo do recurso pelo rendimento apurado
Com os valores em mãos, aplique a seguinte fórmula: custo de aquisição do suprimento dividido pelo rendimento apurado. Por exemplo, se um toner preto custa R$ 300,00 e o rendimento apurado é de 2.500 páginas, o custo por página será:
- 300 / 2500 = 0,12
Repita esse processo para cada suprimento utilizado.
Calcule os custos com peças consumíveis
As peças consumíveis, como cilindros e belt, também devem ser consideradas, especialmente se precisarem ser trocadas regularmente. Divida o custo de cada peça pelo rendimento informado pelo fabricante.
Calcule o custo com papel
O custo do papel é uma variável significativa. Para calculá-lo, divida o custo total do papel pela quantidade de folhas impressas. Por exemplo, se uma resma de papel custa R$ 32,00 e contém 500 folhas, o custo por folha é de R$0,06. Não se esqueça de incluir as folhas desperdiçadas por erros de impressão ou problemas com a impressora.
Soma dos resultados
Após calcular os custos individuais de cada operação, some todos para determinar o custo total de impressão por página. Não se esqueça de incluir os custos de manutenção e a depreciação do equipamento. Se o equipamento é pago em parcelas, inclua esse valor no cálculo durante o período de pagamento.
Seguindo esses passos, você obterá um cálculo mais preciso do custo de impressão por página. Isso permite uma melhor gestão dos recursos e uma tomada de decisão mais informada sobre investimentos em novos equipamentos ou suprimentos.
Mas como diminuir esses custos? Confira 12 dicas para reduzir os gastos com impressão e papel
Reduzir custos de impressão é uma meta essencial para muitas empresas que buscam otimizar seus recursos e aumentar a eficiência. No entanto, trata-se de uma tarefa que exige atenção aos detalhes e a adoção de práticas eficientes.
Pequenas mudanças podem fazer uma grande diferença. Algumas práticas simples podem gerar economias significativas e também contribuir para a sustentabilidade ambiental. A seguir, vamos explorar várias dicas práticas para ajudar sua empresa a economizar e otimizar o uso de impressoras e papel.
Imprima somente o necessário
Imprimir somente o necessário é uma das maneiras mais eficazes de reduzir os custos de impressão e papel. Muitas vezes, imprimimos documentos desnecessários por hábito ou conveniência. Revisar essas práticas pode trazer grandes economias.
Imprima frente e verso
Imprimir em frente e verso, conhecido como impressão duplex, é uma maneira simples e eficaz de reduzir o consumo de papel. Configurar suas impressoras para usar esta função como padrão pode cortar o uso de papel pela metade.
Além de ser uma prática sustentável, a impressão duplex também contribui para a redução de custos operacionais. Além disso, permite não apenas economizar papel, mas também reduzir a necessidade de armazenamento de documentos físicos.
Menos papel impresso significa menos espaço necessário para arquivar documentos, o que pode resultar em economia de custos com armazenamento físico. Essa prática é especialmente útil em escritórios com alta demanda de impressão.
Incentive o uso de impressão em preto e branco
A impressão colorida é significativamente mais cara do que a impressão em preto e branco. Sempre que possível, incentive o uso de impressões monocromáticas. Configure as impressoras para que a impressão em preto e branco seja a opção padrão. Essa simples mudança pode gerar economias substanciais ao longo do tempo.
Reserve a impressão colorida apenas para documentos onde é realmente necessária, como materiais de marketing ou apresentações importantes. Essa prática não só economiza tinta colorida, mas também prolonga a vida útil dos cartuchos de toner colorido, reduzindo a frequência de substituições.
Utilize papéis de gramatura mais baixa
Escolher papéis de gramatura mais baixa pode reduzir significativamente os custos com material. Papéis mais finos são geralmente mais baratos e, na maioria dos casos, são perfeitamente adequados para documentos internos ou impressões de rascunho.
Avalie suas necessidades e determine onde é possível utilizar esse tipo de papel sem comprometer a qualidade.
Utilize papel reciclado
O uso de papel reciclado é uma prática sustentável que pode ajudar a reduzir os custos de impressão. Papel reciclado tende a ser mais barato que o papel convencional e oferece a mesma funcionalidade. Além disso, contribui para a redução do impacto ambiental da sua empresa.
Ao comprar papel, procure fornecedores que ofereçam produtos reciclados de qualidade. Verifique se o papel reciclado atende às necessidades de impressão da sua empresa em termos de durabilidade e desempenho. Muitas opções disponíveis hoje são praticamente indistinguíveis do papel virgem.
Configure impressoras para modo econômico
Muitas impressoras têm um modo econômico que reduz a quantidade de tinta usada em cada impressão. Configurar suas impressoras para utilizar este modo pode resultar em economias consideráveis de tinta e toner.
Embora a qualidade da impressão possa ser ligeiramente inferior, para a maioria das impressões internas, essa diferença é imperceptível.
O modo econômico não apenas economiza tinta, mas também prolonga a vida útil dos cartuchos de toner. Menos trocas de cartuchos significam menos despesas com suprimentos e menos interrupções no trabalho. Verifique se suas impressoras possuem essa opção e configure-a como padrão.
Realize testes para garantir que a qualidade das impressões no modo econômico seja aceitável para o uso interno. Se necessário, ajuste as configurações de qualidade para encontrar um equilíbrio entre economia e legibilidade.
Utilize softwares de gerenciamento de impressão
Softwares de gerenciamento de impressão podem monitorar e controlar o uso de impressoras em sua empresa. Com essas ferramentas, é possível identificar padrões de uso, desperdícios e áreas onde é possível melhorar.
Esses softwares permitem definir permissões e restrições para impressões, como limitar o acesso a impressoras coloridas ou configurar cotas de impressão por departamento. Isso ajuda a evitar impressões desnecessárias e a distribuir os custos de forma mais justa entre os setores.
Além disso, relatórios detalhados fornecidos pelo software podem revelar oportunidades de economia que não seriam facilmente identificadas de outra forma. Utilize esses dados para ajustar políticas e práticas de impressão continuamente.
Realize manutenção preventiva regularmente
A manutenção preventiva regular é essencial para garantir o bom funcionamento das impressoras e evitar reparos caros. Afinal, ajuda a identificar problemas potenciais antes que se tornem emergências custosas.
Assim, equipamentos que recebem manutenção regular têm menos chances de quebrar e interromper o fluxo de trabalho. Além disso, impressoras bem cuidadas têm uma vida útil mais longa e funcionam de maneira mais eficiente.
Portanto, agende manutenções periódicas para verificar e substituir peças desgastadas antes que causem problemas maiores.
Estabeleça políticas de impressão
Estabelecer políticas claras de impressão é fundamental para controlar os gastos e reduzir desperdícios. Defina diretrizes sobre quando e como imprimir, incentivando a economia de recursos.
Políticas bem definidas podem incluir restrições sobre impressões coloridas, a obrigatoriedade de impressão frente e verso e a preferência por documentos digitais.
Comunique essas políticas de forma clara e regular para todos os funcionários. Utilize campanhas de conscientização e treinamentos para garantir que todos entendam e sigam as diretrizes. A consistência na aplicação dessas políticas é crucial para alcançar os objetivos de economia.
Além disso, monitore o cumprimento das políticas e ajuste-as conforme necessário. Recompense comportamentos que promovam a economia e a sustentabilidade.
Escolha equipamentos adequados
Escolher os equipamentos adequados para suas necessidades de impressão é fundamental para reduzir os custos. Equipamentos modernos e eficientes são mais econômicos em termos de consumo de energia e tinta. Além disso, tendem a necessitar de menos manutenção.
Ao avaliar novos equipamentos, considere impressoras multifuncionais que combinam impressão, digitalização e cópia em um único dispositivo. Esses equipamentos otimizam o espaço e reduzem os custos operacionais. Verifique também a eficiência energética dos aparelhos, optando por modelos que consomem menos eletricidade.
Reduza as margens de impressão
Reduzir as margens de impressão é uma maneira eficaz de economizar papel. Ao diminuir as margens, você pode incluir mais conteúdo em cada página, reduzindo o número total de páginas impressas. Essa prática é especialmente útil para documentos extensos.
Ajuste as configurações padrão dos editores de texto para utilizar margens menores. Configure também os templates e documentos frequentes com essas novas configurações. Ensine os funcionários a realizar esses ajustes sempre que possível.
Além das margens, considere reduzir o tamanho da fonte e espaçamento entre linhas, desde que a legibilidade não seja comprometida. Pequenas mudanças como essas podem resultar em economias significativas de papel ao longo do tempo.
Opte pelo outsourcing de impressão
Para reduzir custos de impressão, otimizar os gastos e melhorar a eficiência operacional, uma das estratégias mais eficazes é optar pelo outsourcing de impressão.
Este tipo de serviço permite que sua empresa terceirize toda a gestão de equipamentos de impressão, incluindo impressoras, scanners, plotters e copiadoras.
A locação desses equipamentos elimina a necessidade de grandes investimentos iniciais na compra de máquinas, além de incluir a manutenção e suporte técnico no pacote, evitando despesas inesperadas com reparos.
O outsourcing de impressão também oferece a vantagem de sempre contar com tecnologia atualizada. As empresas de locação de impressoras frequentemente renovam seus equipamentos, garantindo que sua empresa sempre tenha acesso às últimas inovações em impressão, sem precisar arcar com os altos custos de atualização.
Dessa forma, é possível melhorar a qualidade das impressões e a eficiência energética e o consumo de suprimentos, contribuindo para uma redução significativa nos custos operacionais.
Outra vantagem significativa do outsourcing de impressão é a possibilidade de prever com precisão os custos mensais. Com um contrato de locação, sua empresa paga uma taxa fixa que cobre todos os serviços relacionados à impressão, incluindo manutenção e suprimentos.
Isso facilita o planejamento financeiro e evita surpresas desagradáveis com gastos inesperados. Além disso, a empresa fornecedora se responsabiliza pela gestão dos suprimentos, garantindo que nunca faltem cartuchos ou toners, e que os equipamentos estejam sempre em perfeito estado de funcionamento.
O outsourcing de impressão também libera a equipe de TI de tarefas de manutenção e suporte técnico, permitindo que esses profissionais se concentrem em atividades mais estratégicas e relevantes para o crescimento da empresa.
A terceirização desses serviços com uma empresa especializada garante que qualquer problema técnico seja resolvido rapidamente, minimizando o tempo de inatividade e mantendo a produtividade em alta.
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A NeoLaser é uma empresa com mais de 20 anos de experiência no mercado de outsourcing de impressão, oferecendo soluções completas para empresas que buscam reduzir custos e melhorar a eficiência operacional.
Especializada na locação de impressoras, scanners, plotters e copiadoras, a NeoLaser se destaca pela qualidade de seus serviços e pelo suporte técnico especializado em equipamentos das principais marcas do mercado.
Ao optar pelos nossos serviços, o seu negócio pode contar com uma gestão integrada de todos os aspectos relacionados à impressão.
Desde a instalação e configuração inicial dos equipamentos até a reposição de suprimentos e manutenção preventiva, tudo é cuidadosamente planejado para garantir o máximo desempenho e a mínima interferência nas operações diárias.
Para isso, oferecemos uma ampla gama de equipamentos de última geração, projetados para atender às demandas específicas de cada cliente.
Seja para pequenas empresas que precisam de impressoras multifuncionais compactas ou para grandes corporações que demandam soluções de impressão de alta capacidade, a NeoLaser possui o equipamento ideal para cada necessidade.
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