Quanto custa manter impressoras próprias em uma empresa?

Para muitos gestores e donos de empresas, a compra de ativos parece, à primeira vista, o caminho mais seguro para o controle patrimonial. No entanto, quando o assunto é o parque de impressão, a lógica do “ser dono” esconde armadilhas financeiras que podem comprometer severamente o fluxo de caixa e a produtividade da equipe.

Se você está avaliando o custo de impressora empresarial, precisa olhar além do preço de etiqueta da máquina na prateleira. Neste artigo, vamos dissecar cada centavo envolvido na manutenção de equipamentos próprios e comparar com a alternativa que tem dominado o mercado corporativo: o outsourcing de impressão.

Boa leitura!

1. O Iceberg dos Gastos: O que você não vê na nota fiscal

A compra de uma impressora ou multifuncional é apenas a ponta do iceberg. Estudos de mercado indicam que o valor de aquisição representa apenas cerca de 20% do custo total de propriedade (TCO) ao longo da vida útil do equipamento.

Os outros 80% estão distribuídos em variáveis que, muitas vezes, não entram na planilha inicial do setor de compras:

• Depreciação Acelerada: Equipamentos de tecnologia perdem valor drasticamente em poucos meses.
• Gestão de Insumos: O tempo gasto cotando toners e cilindros.
• Manutenção Reativa: O custo de peças e mão de obra técnica de última hora.
• Custo de Oportunidade: O capital imobilizado que poderia estar sendo investido no core business da empresa.

2. A Armadilha dos Insumos e o Papel do Dólar

Um dos maiores vilões do custo de impressora empresarial própria é a flutuação dos preços dos suprimentos. A maioria dos toners, tintas e peças de reposição são indexados ao dólar ou dependem de logística internacional.

O problema dos cartuchos originais vs. compatíveis

Quando a empresa possui o equipamento, ela fica refém de uma escolha difícil:

1. Originais: Garantem a vida útil da máquina, mas possuem preços proibitivos que flutuam mensalmente.
2. Compatíveis: São mais baratos, porém aumentam exponencialmente o risco de danos ao hardware, além de oferecerem menor rendimento e qualidade de impressão duvidosa.

Ao somar o gasto anual com suprimentos, não é raro encontrar casos onde o valor gasto em toners supera o valor de uma máquina nova em menos de 12 meses.

3. Manutenção e Assistência Técnica: O Caos do Tempo de Inatividade

Impressoras são equipamentos mecânicos complexos. Elas quebram, atolam e precisam de limpeza. Quando a impressora é própria, o processo de reparo segue este fluxo ineficiente:

1. A máquina para.
2. O funcionário avisa o TI ou a Gerência.
3. É necessário buscar uma assistência técnica externa.
4. Aguardar o orçamento.
5. Aprovar o pagamento (processo burocrático).
6. Esperar a chegada das peças.

Nesse intervalo, sua empresa perde produtividade. Quanto custa uma equipe de 10 pessoas sem poder imprimir contratos, notas fiscais ou relatórios por três dias? O “barato” da impressora própria sai caro na hora da urgência.

4. Custos Indiretos: O “Ladrão de Tempo” do seu RH e TI

Você já parou para calcular quanto tempo seu profissional de TI gasta configurando drivers, trocando toners ou tentando consertar atolamentos de papel?

O custo de impressora empresarial deve incluir as horas técnicas dos seus colaboradores. Profissionais qualificados deveriam estar focados em segurança da informação e estratégia digital, e não atuando como “trocadores de cartuchos”. No modelo de terceirização, essa responsabilidade é 100% da empresa parceira, liberando sua equipe para o que realmente importa.

5. Comparativo Financeiro: Compra vs. Locação (Outsourcing)

Para facilitar a visualização da dor financeira, preparamos uma tabela comparativa básica:

6. A Vantagem Tributária que poucos empresários utilizam

Se a sua empresa tributa pelo Lucro Real, a locação de equipamentos de impressão entra como uma despesa operacional (OPEX). Isso significa que o valor total da fatura mensal pode ser deduzido integralmente da base de cálculo do IRPJ e da CSLL.

Na compra (CAPEX), você só pode deduzir a depreciação anual, que é um processo muito mais lento e burocrático. No final das contas, o governo “ajuda” a pagar sua locação através da economia de impostos.

7. Escalabilidade e Flexibilidade

O mercado é dinâmico. Hoje sua empresa precisa de 5 multifuncionais; amanhã, após uma expansão, pode precisar de 15. Ou, em um momento de reestruturação, pode precisar reduzir para 3.

• Com máquinas próprias: Você tem um ativo parado perdendo valor ou precisa de um aporte alto e repentino para comprar novas.
• Com a Neolaser: O parque de impressão é elástico. Ajustamos a quantidade e o modelo dos equipamentos conforme a demanda real do seu negócio, mantendo o custo de impressora empresarial sempre sob controle.

8. Sustentabilidade e Logística Reversa

Manter impressoras próprias também traz a responsabilidade ambiental sobre o descarte de toners e carcaças. O descarte incorreto pode gerar multas pesadas conforme a Política Nacional de Resíduos Sólidos.

Ao optar pelo outsourcing, a responsabilidade pelo descarte ecológico e pela reciclagem de componentes recai sobre o fornecedor, garantindo que sua empresa esteja em conformidade com as normas ambientais sem custos adicionais de logística.

Vale a pena investir em impressoras próprias?

A resposta curta é: raramente. Para uma empresa que busca eficiência, previsibilidade de custos e alta performance, a propriedade de impressoras tornou-se um passivo oneroso.

Ativar e manter um parque próprio exige um esforço financeiro e operacional que não se justifica frente à modernidade dos serviços de outsourcing. O custo de impressora empresarial própria é um dreno silencioso na sua lucratividade.

Como a Neolaser pode ajudar?

Nós não entregamos apenas máquinas; entregamos gestão de documentos. Com a Neolaser, sua empresa elimina o estoque de insumos, acaba com as surpresas nas faturas de manutenção e passa a ter um parque de impressão de última geração com um valor mensal fixo e previsível.

Saia do escuro financeiro e pare de gastar com o que não é o seu negócio.

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