Aprenda a calcular o custo por página no outsourcing de impressão

Entender o custo por página no outsourcing de impressão é essencial para toda empresa que busca eficiência e controle sobre suas operações. Mesmo sendo um indicador aparentemente simples, ele pode esconder desperdícios relevantes.

Contudo, boa parte das empresas ignora o impacto dessas despesas. Inclusive, muitos gestores desconhecem quanto estão gastando mensalmente com impressão. Esse desconhecimento pode comprometer o orçamento corporativo e dificultar a tomada de decisões estratégicas.

Além disso, sem um cálculo preciso do custo por página, torna-se difícil avaliar a viabilidade de contratos de outsourcing. Os valores podem parecer vantajosos à primeira vista, mas, ao longo do tempo, se mal calculados, podem representar um prejuízo financeiro significativo.

Nesse cenário, compreender todos os elementos que compõem o custo por página — como insumos, manutenção e suporte técnico — é fundamental para fazer escolhas conscientes. Trata-se de um indicador-chave que contribui diretamente para o sucesso da gestão documental em ambientes corporativos.

Neste artigo, vamos te ensinar passo a passo como calcular o custo por página no outsourcing de impressão, explicando cada variável envolvida e mostrando como esse dado pode ajudar sua empresa a economizar e se tornar muito mais eficiente.

O que é o custo por página no outsourcing de impressão

O custo por página no outsourcing de impressão é um indicador financeiro essencial para avaliar a viabilidade e a performance de contratos de impressão terceirizada.

Ele representa quanto sua empresa efetivamente gasta para imprimir uma única página, considerando todos os recursos envolvidos: equipamentos, manutenção, insumos e suporte técnico.

Ao entender esse custo, é possível identificar pontos de desperdício, negociar contratos com mais clareza e aprimorar a gestão dos recursos de impressão da organização.

Muitas empresas que contratam outsourcing de impressão se concentram apenas na mensalidade cobrada, mas isso pode gerar distorções. O custo por página dá uma visão mais realista e detalhada do investimento, permitindo comparações consistentes entre fornecedores.

O que impacta o custo por página no outsourcing de impressão?

O custo por página não é um valor fixo ou padronizado. Ele varia conforme o uso e os serviços envolvidos no contrato. Por isso, conhecer os componentes desse cálculo é essencial.

Os três elementos principais que influenciam diretamente o valor por página são:

1. Consumíveis de impressão

Esse é um dos fatores mais conhecidos do custo por página. Os consumíveis incluem toners, reserva de papéis, cartuchos, entre outros.

A qualidade e a durabilidade desses itens impactam significativamente o valor. Produtos genéricos podem parecer mais baratos, mas comprometem a qualidade e exigem substituições mais frequentes, elevando o custo final.

Outro ponto importante é o tipo de impressão: páginas coloridas consomem mais toner e tendem a ser mais caras. Impressões em preto e branco e em modo econômico ajudam a reduzir o consumo de insumos.

2. Peças e manutenção preventiva

Outro aspecto crítico é o custo das peças que compõem os equipamentos de impressão. Quanto maior a durabilidade e a eficiência dessas peças, menor o custo diluído por página.

Além disso, o cálculo deve incluir os valores de cobertura de manutenção corretiva e preventiva. Paradas frequentes geram atrasos e aumentam despesas operacionais, o que influencia diretamente no valor por página.

Fatores como o ciclo de vida útil de cada componente e a frequência de substituição são levados em consideração para maior precisão no cálculo.

3. Mão de obra técnica

O atendimento técnico também compõe o custo por página. Existem dois formatos principais. O primeiro disponibiliza um profissional alocado fisicamente na empresa, com respostas imediatas para qualquer demanda. Já o segundo atende diversas empresas de forma regionalizada, respondendo conforme a demanda e localidade.

Ambos os modelos têm vantagens e desvantagens em termos de custo. O cálculo considera salários, encargos sociais, treinamentos e até o número de chamados atendidos, tudo proporcional ao volume de páginas impressas mensalmente.

Como calcular o custo por página no outsourcing de impressão?

Agora que você entende os elementos que compõem o valor, é hora de saber como calculá-lo com precisão. O processo envolve basicamente três etapas simples:

• Levantar todos os custos envolvidos: considere valores de peças, consumíveis, técnicos, deslocamentos, aluguel dos equipamentos e infraestrutura de suporte;
• Dividir o custo de cada insumo pela vida útil: insumos como toners e peças têm um ciclo de vida estimado. Divida o valor total pelo número de impressões que ele suporta;
• Analisar o volume total de páginas: com base no volume mensal médio de impressão, você chegará ao custo real por unidade.

Por exemplo: se seu contrato inclui um custo total mensal de R$ 3.000 e você imprime 60.000 páginas por mês, seu custo por página será R$ 0,05.

Além disso, é essencial separar os custos de impressões coloridas e monocromáticas, que possuem valores diferentes. Alguns contratos cobram custos mistos e mascaram variações consideráveis.

Outsourcing de impressão x Compra de impressoras: qual vale mais a pena?

Uma dúvida comum entre gestores de TI e administradores financeiros é se compensa adquirir impressoras ou apostar no outsourcing. Veja um comparativo simples com base nas principais variáveis envolvidas:

Por que o custo por página é um indicador estratégico?

Mensurar o custo por página no outsourcing de impressão é mais do que um exercício de controle financeiro. Trata-se de uma ferramenta estratégica para melhorar a eficiência operacional e o uso racional dos recursos.

Ao identificar o custo real, empresas conseguem:

• Otimizar processos internos de impressão;
• Reduzir excessos no volume de impressão;
• Estabelecer metas realistas de economia;
• Identificar fornecedores com melhor custo-benefício.

A visibilidade também impacta positivamente na governança da TI e traz mais sustentabilidade. Controlar o que se imprime permite evitar desperdícios desnecessários e contribuir para práticas corporativas mais responsáveis.

Dicas para reduzir o custo por página no outsourcing

Mesmo após calcular o valor, há medidas simples que podem ser adotadas para reduzir o custo por página e melhorar o aproveitamento dos contratos. Veja algumas práticas recomendadas:

• Incentive a impressão frente e verso (modo duplex);
• Utilize o modo rascunho ou econômico para documentos internos;
• Restrinja impressões coloridas apenas quando necessário;
• Digitalize documentos sempre que possível;
• Monitore o uso por usuário e setor;
• Faça revisões contratuais periódicas com base nos relatórios de uso.

Além disso, capacitar os colaboradores sobre o uso consciente dos recursos de impressão também contribui para resultados mais sustentáveis e econômicos a longo prazo.

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