Dicas essenciais para economizar em impressão

Reduzir os custos com impressão é o desejo de muitas empresas que lidam com alto volume de documentos físicos. Ajustar processos e recursos é fundamental para economizar em impressão de forma inteligente e duradoura.

Além de reduzir gastos operacionais, otimizar a gestão de equipamentos e suprimentos também contribui com a produtividade e a sustentabilidade. Ao entender como cada detalhe impacta nos custos finais, é possível manter qualidade de impressão sem comprometer o orçamento.

Portanto, vale a pena explorar estratégias que vão além do óbvio. Por exemplo, muitas empresas ainda ignoram o quanto configurações simples, como tipo de fonte ou impressão automática frente e verso, afetam diretamente a quantidade de papel e toner utilizados.

Outros caminhos eficazes envolvem repensar contratos, analisar o ciclo de vida dos equipamentos, digitalizar processos e investir em automações. Cada uma dessas iniciativas tem o poder de transformar sua relação com a impressão.

Neste artigo, reunimos dicas práticas e acessíveis para economizar em impressão, sem abrir mão da eficiência. Tudo pensado especialmente para ambientes corporativos que precisam manter o controle de custos operacionais.

Como economizar em impressão no ambiente corporativo: estratégias práticas que funcionam

Empresas com volume elevado de impressão enfrentam o desafio constante de equilibrar produtividade com controle de gastos. Por isso, conhecer estratégias específicas voltadas à redução de custos com impressão é o primeiro passo para essa transformação.

A seguir, vamos explorar diversas soluções testadas e eficientes que podem ser implementadas tanto em pequenas empresas quanto em grandes corporações a fim de economizar em impressão. Desde ajustes técnicos básicos até decisões estratégicas como o outsourcing de impressão.

O objetivo é facilitar decisões gerenciais que tragam economia real, sem comprometer a qualidade dos serviços prestados ou a agilidade dos fluxos de trabalho.

Faça uma análise completa do seu ambiente de impressão

Antes de cortar custos, é preciso saber exatamente de onde eles vêm. Comece mapeando o seu parque de impressão.

A análise deve identificar todos os equipamentos utilizados, a quantidade de impressões feitas por setor, os tipos de documentos impressos e os gastos com suprimentos e manutenção.

Esse diagnóstico ajudará a entender o que pode ser descartado, otimizando espaços e evitando gastos desnecessários com máquinas subutilizadas ou obsoletas.

Além disso, fornecerá base sólida para a tomada de decisões mais precisas na hora de investir em novas soluções.

Padronize os equipamentos e defina políticas internas de uso

A diversidade de modelos de impressoras dentro de uma mesma empresa costuma gerar desperdício. Suprimentos diferentes, manutenção variada e configurações instáveis dificultam o gerenciamento e o controle de despesas.

Adotar um padrão único para impressoras simplifica a reposição de peças e consome menos tempo e dinheiro em treinamentos ou suporte técnico.

Além disso, é essencial estabelecer regras claras de uso da impressão por parte da equipe. Estimule a cultura da economia consciente entre os colaboradores.

Defina, por exemplo, quando é permitido imprimir, se o uso de papel colorido é necessário e quais tipos de documentos justificam impressões físicas. Isso ajudará a economizar em impressão.

Implemente configurações de economia nos próprios equipamentos

Uma das estratégias mais simples para economizar em impressão é configurar os dispositivos para operar de forma mais econômica.

Ative a impressão frente e verso por padrão. Isso reduz pela metade o uso de papel em comparação com a impressão apenas em um lado.

Outra dica é utilizar modos de rascunho, que economizam tinta ou toner especialmente em documentos que não exigem qualidade máxima.

Evite o uso de fontes que consomem muita tinta. Existem fontes criadas especificamente para economizar tinta, como Ecofont ou Century Gothic.

Treine as equipes e incentive boas práticas de impressão

Mesmo com políticas definidas, de nada adianta se os colaboradores não forem instruídos sobre como aplicar tais práticas no dia a dia.

Realize campanhas de conscientização sobre a importância do uso racional das impressoras. Mostre como cada mínimo desperdício afeta o orçamento da empresa.

Demonstre como ações simples, como revisar arquivos antes de imprimir ou priorizar o envio de documentos digitais, já trazem bons resultados.

Crie relatórios mensais de uso por setor e exponha números em murais ou reuniões. Isso estimula a autonomia e o comportamento sustentável dos times.

Invista em soluções de gerenciamento e monitoramento de impressão

Uma forma eficiente de manter o controle e economizar em impressão é por meio de ferramentas que gerenciam todas as impressões feitas na organização.

Esses sistemas permitem limitar páginas impressas por usuário, agendar backups de arquivos, bloquear impressões fora do horário comercial, entre outras funcionalidades.

Com um bom software de gestão, você consegue identificar quem imprime mais, quando, onde e para quê.

Essa visibilidade permite intervir rapidamente em hábitos dispendiosos e otimizar os recursos conforme demandas reais.

Terceirize sua infraestrutura com outsourcing de impressão

Ter o controle interno de toda a infraestrutura de impressão custa caro, exige manutenção constante e mobiliza mão de obra.

Ao optar por um serviço de outsourcing de impressão, sua empresa terceiriza essa preocupação, eliminando gastos desnecessários com compras de equipamentos, suprimentos e assistência técnica.

Além de fornecer todos os equipamentos em regime de locação, o serviço garante manutenção preventiva, suprimentos automáticos e suporte técnico especializado sempre que necessário.

Na prática, o outsourcing traz previsibilidade de custos mensais, acesso a tecnologias atualizadas e redução significativa de desperdícios.

Priorize fornecedores confiáveis e suprimentos de qualidade

Cartuchos, toners e papéis de má qualidade afetam o rendimento das impressoras e geram custos indiretos com retrabalhos e manutenções frequentes.

Sempre que possível, utilize suprimentos indicados pelo fabricante do equipamento ou homologados pela empresa de outsourcing.

Avalie também o custo-benefício de versões remanufaturadas, fornecidas por empresas especializadas em compatibilidade e performance.

Evite comprar suprimentos genéricos de fontes duvidosas. O barato, nesse caso, costuma sair caro a longo prazo.

Digitalize processos e adote assinaturas eletrônicas

Quantas impressões realmente precisam acontecer no mundo físico? Com tantos recursos digitais disponíveis, essa é uma pergunta relevante para qualquer empresa.

Digitalizar documentos internos, notas, memorandos e comunicações é uma excelente forma de eliminar impressões desnecessárias.

A adoção de assinaturas digitais, por sua vez, reduz drasticamente o número de páginas impressas apenas para validação de contratos ou formulários.

Com bons fluxos de assinatura online, além de economizar em impressão, sua empresa ainda reduz tempo e aumenta a segurança.

Reavalie a necessidade de novos equipamentos

Trocar impressoras antigas por modelos mais modernos muitas vezes se paga sozinho. Isso porque uma impressora ineficiente consome mais energia, papel e tinta.

Equipamentos novos são mais rápidos, funcionais e geralmente vêm com recursos de sustentabilidade integrados, como sensores de inatividade e consumo inteligente de toner.

Analise a performance atual das suas impressoras. Se o custo de manter for maior que a substituição, vale fazer o upgrade.

Essa atualização pode ser feita mesmo sem compra definitiva, via contratos de locação com empresas especializadas.

Crie metas de sustentabilidade e economize ainda mais

Associar práticas sustentáveis com metas de economia cria um ciclo positivo dentro da empresa. Além de reduzir custos, agrega valor à marca.

Estabeleça metas de redução de papel, energia e insumos anualmente. Monitore resultados e promova iniciativas sustentáveis internamente.

Impressões conscientes são parte de uma política empresarial moderna, que busca eficiência em todos os ciclos produtivos.

Além de economizar em impressão, esse movimento pode, inclusive, contribuir com certificações e selos de responsabilidade ambiental, um diferencial importante para o mercado B2B.

Sobre a NeoLaser e como podemos ajudar sua empresa

A NeoLaser é uma empresa com mais de 20 anos de atuação, especializada em outsourcing de impressão e soluções em tecnologia documental. Atendemos empresas que enfrentam os desafios de manter um ambiente de impressão eficiente sem estourar o orçamento.

Se sua empresa precisa reduzir seus custos de impressão, conte com a nossa experiência para implementar soluções sob medida. Nós oferecemos locação de impressoras, plotters, scanners e multifuncionais com suporte completo, manutenção técnica e fornecimento automático de insumos.

Quer saber como podemos otimizar seus processos e economizar em impressão? Entre em contato conosco e solicite uma cotação personalizada agora mesmo.