Locação de impressoras: vale mais a pena do que comprar?

No cenário corporativo atual, a eficiência operacional e a redução de custos fixos são prioridades absolutas para gestores que buscam competitividade. Dentro da infraestrutura de um escritório, a gestão de documentos e o parque de impressão representam uma fatia significativa do orçamento e, muitas vezes, uma dor de cabeça logística. É neste contexto que surge uma dúvida comum: o investimento na compra de equipamentos próprios ainda faz sentido ou a locação de impressoras é a estratégia mais inteligente?

A resposta curta tende a favorecer a locação, mas para tomar uma decisão assertiva, é necessário analisar profundamente os custos ocultos da propriedade, a depreciação tecnológica e a agilidade que o modelo de outsourcing proporciona.

Neste artigo, detalharemos os principais fatores que influenciam essa decisão, comparando o modelo tradicional de compra com as vantagens da locação de impressoras, para que você decida qual o melhor caminho para o crescimento do seu negócio.

Boa Leitura!

O cenário da compra: A ponta do iceberg

Quando uma empresa decide comprar impressoras, o foco inicial recai quase exclusivamente sobre o preço do equipamento. No entanto, o valor da nota fiscal da máquina é apenas a “ponta do iceberg”. Ao adquirir um ativo, a empresa assume integralmente a responsabilidade por todo o ciclo de vida daquele produto.

Isso significa que, além do desembolso inicial de capital (o que pode comprometer o fluxo de caixa), a organização passa a ser responsável por:

1. Depreciação Acelerada: Equipamentos de TI perdem valor de mercado rapidamente. Uma impressora comprada hoje valerá uma fração do preço em dois anos, tornando-se um ativo obsoleto no balanço patrimonial.
2. Gestão de Estoque de Insumos: É necessário comprar, armazenar e gerenciar toners, cilindros e papel. Isso exige espaço físico e tempo de um funcionário para evitar que a tinta acabe no meio de uma impressão importante.
3. Manutenção Imprevisível: Quando uma máquina própria quebra, o processo envolve encontrar um técnico, aprovar orçamentos e aguardar o reparo. Durante esse tempo, a produtividade do setor para.
4. Descarte Ecológico: Ao fim da vida útil, a empresa é legalmente responsável pelo descarte correto do lixo eletrônico, o que gera mais custos e burocracia.

Ao colocar tudo isso na ponta do lápis, o Custo Total de Propriedade (TCO – Total Cost of Ownership) da compra costuma ser muito superior ao planejado inicialmente.

O que é a locação de impressoras (Outsourcing)?

A locação de impressoras, também conhecida como outsourcing de impressão, é um modelo de serviço onde a empresa não paga pela posse do equipamento, mas sim pelo uso e pela disponibilidade da solução.

Neste modelo, uma empresa especializada, como a Neolaser, fornece todo o parque de equipamentos necessários, realizando a instalação, configuração e treinamento. Mais do que apenas alugar a máquina, o contrato engloba a gestão proativa de todo o ambiente de impressão. Isso inclui o fornecimento automático de insumos (toners e peças), manutenção preventiva e corretiva, e suporte técnico especializado.

A empresa contratante paga um valor mensal fixo (ou variável conforme o volume de impressão), transformando um custo de investimento variável e imprevisível em uma despesa operacional controlada.

Vantagens decisivas da locação de impressoras

Para entendermos se vale a pena, precisamos detalhar os benefícios práticos que a locação traz ao dia a dia corporativo.

1. Preservação do Capital de Giro e Fluxo de Caixa

A compra de impressoras de alto desempenho (especialmente a laser ou multifuncionais robustas) exige um alto investimento inicial (CAPEX). Ao optar pela locação de impressoras, esse custo é eliminado. O capital da empresa permanece livre para ser investido no core business — seja em contratações, marketing ou desenvolvimento de produtos — enquanto a despesa de impressão entra como custo operacional (OPEX), facilitando o planejamento financeiro.

2. Tecnologia de Ponta Sempre Disponível

A obsolescência tecnológica é inevitável. Ao comprar, você fica “preso” àquela tecnologia por anos para justificar o investimento. Na locação, a atualização tecnológica é muito mais simples. Os contratos geralmente preveem a renovação do parque de máquinas após determinado período. Isso garante que sua empresa tenha sempre equipamentos modernos, mais rápidos, econômicos e seguros, sem precisar comprar novas máquinas a cada dois ou três anos.

3. Manutenção e Suporte Técnico Especializado

Este é, talvez, o ponto mais crítico. Em um contrato de locação, a responsabilidade pelo funcionamento da máquina é da fornecedora. Se uma impressora apresentar falha, o suporte técnico é acionado conforme o Acordo de Nível de Serviço (SLA) estabelecido.

Isso elimina orçamentos surpresas com peças caras e visitas técnicas. Além disso, as empresas de outsourcing realizam manutenções preventivas, reduzindo drasticamente as chances de o equipamento parar de funcionar repentinamente.

4. Controle e Gestão de Insumos

Você já passou pela situação de precisar imprimir um relatório urgente e descobrir que o toner acabou? Com a locação, isso deixa de ser um problema. Através de softwares de monitoramento remoto, a Neolaser consegue identificar quando o nível de suprimento está baixo e enviar a reposição antes mesmo que o toner acabe. Sua equipe não precisa mais se preocupar em cotar e comprar cartuchos; tudo chega automaticamente.

5. Redução de Desperdícios e Controle de Cópias

Muitos contratos de locação vêm acompanhados de softwares de bilhetagem (gerenciamento de impressão). Essas ferramentas permitem que o gestor saiba exatamente quem está imprimindo, o que está sendo impresso e em qual volume.

É possível definir quotas por departamento ou usuário, restringir impressões coloridas ou forçar a impressão frente e verso. Essa gestão ativa inibe o uso pessoal das impressoras e reduz drasticamente o desperdício de papel e toner, gerando economia direta.

6. Benefícios Fiscais

Para empresas optantes pelo regime tributário de Lucro Real, a despesa mensal com a locação de impressoras pode ser abatida integralmente como despesa operacional, o que ajuda a reduzir a base de cálculo do Imposto de Renda e da Contribuição Social. Diferente da compra, onde a depreciação do bem é deduzida de forma lenta ao longo dos anos, a locação oferece um benefício fiscal imediato.

7. Sustentabilidade

A responsabilidade ambiental é um pilar importante para empresas modernas. Ao optar pela locação, você transfere a responsabilidade do descarte de peças, toners vazios e equipamentos antigos para a empresa contratada, que possui os processos adequados de logística reversa e reciclagem, garantindo que sua empresa esteja em conformidade com as normas ambientais sem esforço extra.

Comparativo: Compra x Locação

Para facilitar a visualização, preparamos um comparativo direto entre as duas modalidades

Quando a locação de impressoras é indicada?

Embora seja vantajosa para a grande maioria dos negócios, a locação é especialmente indicada para:

• Pequenas e Médias Empresas (PMEs): Que precisam de equipamentos profissionais, mas não dispõem de capital para imobilizar em ativos que depreciam.
• Grandes Corporações: Que possuem alto volume de impressão e necessitam de controle rigoroso de custos, segurança da informação e logística simplificada de insumos.
• Empresas com Sazonalidade: Negócios que têm picos de impressão em épocas específicas e precisam de flexibilidade para aumentar ou diminuir o parque de máquinas conforme a demanda.
• Escritórios de Advocacia, Contabilidade e Escolas: Segmentos onde a impressão é crítica para a operação e a máquina parada significa prejuízo imediato.

Como escolher o parceiro ideal?

Decidir pela locação é o primeiro passo. O segundo, e mais importante, é escolher o parceiro certo. O mercado oferece diversas opções, mas a qualidade do serviço de pós-venda é o que diferencia uma boa experiência de uma frustração.

Ao cotar um serviço de locação de impressoras, avalie:

1. Qualidade dos Equipamentos: O fornecedor trabalha com marcas reconhecidas mundialmente e equipamentos novos ou seminovos revisados?
2. Agilidade no Suporte: Qual é o tempo de resposta (SLA) para chamados técnicos? A empresa possui técnicos qualificados?
3. Transparência Contratual: O contrato é claro sobre o que está incluso (peças, toners, cilindros)? Há multas ou cláusulas de fidelidade abusivas?
4. Personalização do Projeto: A empresa realizou um estudo do seu ambiente para indicar as máquinas corretas, ou apenas ofereceu um “pacote padrão”?

Na Neolaser, entendemos que cada cliente possui uma necessidade única. Não se trata apenas de entregar uma impressora, mas de entregar uma solução de gestão documental que funcione para o seu ritmo de trabalho.

O veredito

Ao analisar o custo-benefício, a locação de impressoras se mostra superior à compra na grande maioria dos cenários corporativos. A combinação de redução de custos, previsibilidade orçamentária, acesso à tecnologia de ponta e eliminação das dores de cabeça com manutenção faz do outsourcing a escolha racional para gestores inteligentes.

Deixar de se preocupar com a impressora permite que você e sua equipe foque no que realmente traz lucro para a empresa. A impressora deve ser uma ferramenta de solução, não um gerador de problemas.

Se a sua empresa ainda compra impressoras e toners de forma avulsa, é muito provável que você esteja gastando mais dinheiro e tempo do que o necessário.

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