Managed Print Services (MPS): vantagens de contar com um parceiro especializado

A gestão da impressão é um desafio em muitas empresas. Com a crescente demanda por documentos impressos, as organizações enfrentam problemas como custos crescentes, falta de controle e riscos de segurança da informação. Felizmente, existe uma solução poderosa para resolver esses gargalos: Managed Print Services (MPS).

Muitos negócios ainda desperdiçam recursos com máquinas obsoletas, contratos pouco flexíveis e insumos caros. Isso afeta diretamente a produtividade e a competitividade no mercado.

Mas imagine poder focar no core business da sua organização enquanto uma equipe especializada cuida de toda a infraestrutura de impressão. Parece um sonho, não é? Pois com um parceiro especializado em outsourcing de impressão, é possível reduzir custos, otimizar processos e garantir maior segurança documental.

O mundo corporativo atual demanda soluções para gerenciar recursos, e os MPS representam uma revolução na gestão documental empresarial. Esta abordagem inovadora transforma completamente a maneira como as empresas lidam com suas necessidades de impressão. 

Além da economia, a terceirização da gestão de impressão traz mais eficiência operacional. 

O que são Managed Print Services (MPS) e como funcionam?

Os Managed Print Services (MPS) representam uma solução completa para a gestão de toda a infraestrutura de impressão de uma organização. Trata-se de um modelo de serviço que engloba desde o fornecimento dos equipamentos até o gerenciamento contínuo de todos os aspectos relacionados à impressão corporativa.

Nesse modelo, também chamado de outsourcing de impressão, uma empresa especializada assume a responsabilidade por todo o parque de impressão do cliente. Isso inclui a instalação, manutenção preventiva e corretiva, fornecimento de insumos, monitoramento remoto e suporte técnico especializado.

O funcionamento do MPS começa com uma análise detalhada do ambiente atual de impressão da empresa. Esta etapa diagnóstica mapeia todos os equipamentos existentes, volumes de impressão, custos associados e fluxos de trabalho relacionados.

Com base nesse diagnóstico, o provedor de Managed Print Services desenha uma solução personalizada para atender às necessidades específicas da organização. O projeto considera aspectos como distribuição estratégica dos equipamentos, perfis de uso e demandas de cada departamento.

A implementação é cuidadosamente planejada para minimizar impactos na rotina do negócio. Os novos equipamentos são instalados estrategicamente e os usuários recebem treinamento para utilizar os recursos disponíveis.

Após a implementação, começa a fase de gerenciamento contínuo, com monitoramento em tempo real de todos os dispositivos. Este monitoramento permite identificar e resolver problemas antes que afetem a produtividade dos usuários.

O reabastecimento de suprimentos acontece de forma proativa, eliminando a necessidade de estoques. Quando o sistema detecta níveis baixos de toner ou outros insumos, o fornecimento é automaticamente programado.

Benefícios financeiros do MPS para empresas

A adoção de soluções de Managed Print Services e outsourcing de impressão pode gerar economia significativa de recursos financeiros para organizações de todos os portes. Muitos negócios relatam economias significativas com a implementação de MPS, com reduções de custos que podem variar de 10% a 30% ou mais, dependendo da situação específica.

Esta economia acontece em múltiplas frentes, começando pela eliminação de investimentos em equipamentos. Em vez de imobilizar capital na aquisição de equipamentos, a empresa utiliza o modelo de locação de impressoras, copiadoras e/ou multifuncionais.

Os custos com suprimentos também são drasticamente reduzidos através de contratos de Managed Print Services. O fornecimento programado e a gestão centralizada eliminam compras emergenciais e permitem negociações mais vantajosas com fornecedores de insumos.

A manutenção preventiva realizada no modelo MPS reduz significativamente o número de falhas e, consequentemente, os custos associados ao tempo de inatividade dos equipamentos.

A visibilidade proporcionada pelos relatórios gerenciais permite identificar e corrigir hábitos de impressão dispendiosos. Com estas informações, gestores podem implementar políticas para reduzir impressões desnecessárias e otimizar o uso dos recursos.

Outro benefício financeiro muitas vezes subestimado é a redução de despesas com energia elétrica. Equipamentos modernos e adequadamente dimensionados consomem significativamente menos energia do que máquinas antigas ou superdimensionadas.

Como o Managed Print Services contribui para a sustentabilidade ambiental

Os Managed Print Services desempenham um papel importante na redução do impacto ambiental das operações corporativas. A implementação de um programa MPS bem estruturado pode diminuir significativamente a pegada ecológica da empresa.

Em primeiro lugar, há uma notável redução no consumo de papel. Com políticas de impressão inteligentes e ferramentas de monitoramento, as empresas conseguem cortar drasticamente o número de impressões desnecessárias.

A configuração padrão de impressão frente e verso, por exemplo, pode reduzir o consumo de papel pela metade. Esta simples mudança, quando implementada em toda a organização, representa uma economia substancial de recursos naturais.

Você já pensou no impacto ambiental dos cartuchos de toner descartados incorretamente? Os programas de MPS incluem processos adequados para a reciclagem e descarte de suprimentos usados, evitando que esses materiais contaminem o meio ambiente.

Os equipamentos modernos fornecidos por locação são significativamente mais eficientes energeticamente. A substituição de máquinas antigas por modelos com certificação Energy Star pode reduzir o consumo de energia.

As políticas de impressão implementadas também incentivam a digitalização de documentos. Esta prática não apenas economiza papel, mas também reduz a necessidade de espaço físico para armazenamento de documentos impressos.

O monitoramento remoto dos equipamentos diminui a necessidade de deslocamentos para manutenção. Menos viagens técnicas significa menos emissão de carbono relacionada ao transporte para suporte presencial.

A consolidação de equipamentos também contribui para a sustentabilidade ambiental. Menos máquinas em operação significa menor consumo de energia e menos recursos utilizados na fabricação de novos equipamentos.

Com relatórios detalhados sobre o uso dos recursos, as empresas podem estabelecer metas de redução de consumo. Estes objetivos podem ser incorporados às políticas de responsabilidade socioambiental da organização.

Segurança da informação e MPS: protegendo dados sensíveis

A segurança da informação tornou-se uma preocupação prioritária para empresas de todos os setores nos últimos anos. Os Managed Print Services oferecem recursos avançados para proteger documentos confidenciais durante todo o ciclo de impressão.

Muitas pessoas não percebem que impressoras modernas são, na verdade, computadores sofisticados conectados à rede. Sem a proteção adequada, estes equipamentos podem representar vulnerabilidades significativas para a segurança da informação corporativa.

Os provedores de MPS e outsourcing de impressão implementam múltiplas camadas de segurança, começando pelo controle de acesso aos equipamentos. Sistemas de autenticação garantem que apenas usuários autorizados possam utilizar as impressoras e suas funções.

A impressão confidencial (secure printing) é um recurso fundamental. Este sistema retém os documentos na fila de impressão até que o usuário se autentique fisicamente no equipamento, evitando que informações sensíveis fiquem expostas nas bandejas de saída.

Os dados em trânsito também recebem proteção através de criptografia avançada. Esta medida impede a interceptação de informações durante o processo de envio de documentos para impressão na rede corporativa.

A integração com sistemas de gestão de documentos amplia ainda mais as camadas de proteção. Políticas de classificação de informações podem determinar automaticamente requisitos de segurança para diferentes tipos de documentos.

Eficiência operacional: como MPS melhora sua produtividade

Vamos falar sobre produtividade. Uma das maiores vantagens de Managed Print Services é a melhoria na eficiência operacional. Com menos tempo gasto na gestão de impressão, sua equipe pode se concentrar em tarefas mais importantes. 

Isso se traduz em maior produtividade e, consequentemente, em melhores resultados para a empresa. É um ganho em todos os aspectos.

Mas como isso funciona na prática? Bem, com MPS, você tem uma equipe dedicada que cuida de tudo relacionado à impressão. Desde a manutenção das impressoras até a gestão de suprimentos, tudo é gerenciado por profissionais experientes. Dessa forma, é possível que sua equipe foque no que realmente importa: o core business da sua organização.

E o melhor de tudo? A otimização dos processos de impressão garante que tudo funcione de maneira mais eficiente. Sabe aquelas filas na impressora que atrasam todo o trabalho? Com MPS, você pode evitá-las. 

Afinal, os equipamentos são monitorados constantemente, garantindo que estejam sempre em perfeito estado. É uma solução que realmente faz diferença no dia a dia.

Atualização tecnológica: fique sempre um passo à frente

Uma das grandes vantagens de MPS é o acesso às últimas inovações. Com a tecnologia avançando a passos largos, ficar atualizado pode ser um desafio. 

Mas com um parceiro especializado, você tem acesso às últimas inovações sem precisar se preocupar com a atualização constante dos equipamentos. É uma solução que realmente faz a diferença.

Com Managed Print Services, você pode contar com equipamentos de última geração. Imagine poder utilizar impressoras e outros dispositivos que estejam sempre atualizados. Isso garante que você tenha acesso às melhores tecnologias disponíveis no mercado. 

A atualização constante dos equipamentos garante que você esteja sempre um passo à frente. Assim, é uma vantagem competitiva importante.

Pronto para transformar sua gestão de impressão?

Agora que você conhece as vantagens de MPS, está na hora de dar o próximo passo! Contar com um parceiro especializado pode transformar completamente sua gestão de impressão — reduzindo custos, aumentando a produtividade e protegendo suas informações confidenciais.

Não espere mais para otimizar seus processos internos e levar sua empresa ao próximo nível! Entre em contato conosco agora mesmo para conhecer nossas soluções personalizadas em Managed Print Services e solicitar uma cotação de outsourcing de impressão sem compromisso!